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Auf dem Weg zum Social Business: Gibt es ein Leben nach der E-Mail?

Communote Fakten Zahlen NutzenGinge es nach den vielen Abgesängen, die bisher auf die E-Mail angestimmt wurden, müsste in unseren Postfächern gähnende Leere herrschen. Die Realität sieht jedoch etwas anders aus: 98 % nutzen die E-Mail als Kommunikations-Werkzeug im Job. Und zwar jeden Tag. Damit nimmt die digitale Post eine klare Spitzenposition ein weit vor modernen Tools wie Instant Messengern, Social Networks und Wikis (siehe interaktive Grafik). Prognostiziert wird gar ein Anstieg des weltweiten E-Mail-Verkehrs: Von heute 197 Milliarden Mails pro Tag werde die Zahl auf über 227 Milliarden Mails im Jahr 2018 ansteigen (Schätzung der Radicati Group 2014). Gleichzeitig wächst die Popularität moderner Kommunikationssysteme, langsam aber stetig. So nehmen gerade große Unternehmen beim Thema Social Business eine Vorreiter-Rolle ein: 57 % der Unternehmen mit mehr als 50.000 Mitarbeitern haben entsprechende Software bereits integriert oder planen eine Einführung (Studie "Vernetzte Organisation 2013", S. 12).

Produktive Meetings, Kostenersparnis und einfache Zusammenarbeit

Doch lohnt es sich tatsächlich, auf moderne Kooperationssysteme zu setzen, anstatt weiter auf die altbewährte E-Mail zu vertrauen? Was sagen die Nutzer? Besonders funktioniere die Zusammenarbeit und Koordination von Projekten damit einfacher, sagen vier von fünf Befragten. Ein weiterer Vorteil gegenüber der oft als Zeitfresser betitelten E-Mail: Mit modernen Tools lässt es sich effizienter arbeiten. Jeder zweite Befragte bestätigt Zeiteinsparungen; ein Drittel gibt an, auch Kosten reduzieren zu können. Von einer Steigerung der Produktivität von Meetings spricht jeder Dritte; bei großen Organisationen sagen dies sogar 52 % (siehe Grafik).

55:45 statt 90:10 - Die angepasste Nielsen-Regel

Lediglich ein Prozent der Nutzer erstellen 90 Prozent des gesamten Inhalts, der in Online-Communities zu finden ist. Die Mehrheit hingegen konsumiert bloß Informationen, ohne aktiv daran mitzuwirken. So formulierte Jakob Nielsen im Jahr 2006 die nach ihm benannte Regel, deren Grundannahme vielfach empirisch belegt ist. Einen empirischen Gegenbeweis zur Nielsen-Regel liefern die Daten zur firmeninternen Nutzung der Social Business Software Communote, welche seit sieben Jahren bei der Communardo Software GmbH eingesetzt wird: Dank der festen Einbindung von Communote in alle Arbeitsprozesse sind es hier über 45 Prozent der Nutzer, die 90 Prozent des Inhalts produzieren (siehe Grafik). Das zahlt sich aus: Eine breite Partizipation ermöglicht flüssige Arbeitsprozesse, bei denen nicht nur vertikal vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter sondern auch horizontal kommunziert wird vernetzt über die Grenzen von Projekten, Abteilungen und Bereichen hinaus. Dass die Einbindung von Social Business Software ein stetiger und langfristiger Prozess ist, beweist der Blick auf eine weitere Statistik: Vom Jahr der Einführung 2007 bis heute vervielfachte sich die Zahl der durchschnittlichen Beiträge pro Nutzer (siehe Grafik unten). Im Mittel veröffentlicht ein Communote-Nutzer aktuell vier bis fünf Beiträge pro Tag, Tendenz leicht steigend.

Die Zukunft bleibt unüberschaubar

Eine große Herausforderung besteht darin, die eingesetzten Tools bestmöglich miteinander zu verknüpfen, ohne den Überblick zu verlieren. Durch ein rasant wachsendes Angebot wird der Markt schnell unübersichtlich. Die Lösung: Werkzeuge, die gleich mehrere Bedürfnisse erfüllen und flexibel einsetzbar sind. Communote ermöglicht es, unkompliziert mit Kollegen und Partnern zu kommunizieren; Ideen und Notizen werden schnell festgehalten und ausgetauscht. Da Communote geräte- und ortsunabhängig funktioniert, ist es egal, ob ein Mitarbeiter im Büro nebenan oder auf in New York in der U-Bahn sitzt. Auch die Verknüpfung von Communote mit weiteren Social-Business-Systemen wie Atlassian Confluence ist möglich. Eine Integration in Microsoft Sharepoint 2013 lässt sich in der kommenden Communote-Version realisieren. Und was ist mit den E-Mail-Enthusiasten? Die können sich auf Wunsch alle Neuigkeiten von Communote in ihr Postfach schicken lassen. Statt eines plötzlichen Paradigmenwechsels erleben wir einen allmählichen Wandel, bei dem die Richtung deutlich wird: Auch in Zukunft gibt es nicht bloß das eine Tool, welches in der Kommunikation im Unternehmen zum Einsatz kommt. Denn eines steht fest: Die E-Mail bleibt uns auf absehbare Zeit erhalten. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Wikis, Social Networks, Dokumenten-Management-Systeme und andere Werkzeuge in der Arbeitswelt von morgen zunehmen darin ist sich die Mehrheit der Befragten einig (siehe Grafik oben).
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Infografik: Die neue Art der Zusammenarbeit.

Wie verändert sich die Kommunikation? Kommunikation ist ständig im Wandel. Vom klassischen Brief über das Telefon, Fax und E-Mail zu moderner Netzwerkkommunikation. Nicht erst seit der Gründung von Facebook 2004 (in Deutschland lange 'unbeachtet' - hierzulande waren die VZ-Netzwerke Wegbereiter) oder Twitter 2006 hat sich die Kommunikation sowie die Art und Weise sich zu informieren nachhaltig verändert. Das Web 2.0 beeinflusst aber nicht nur die private Kommunikation, sondern mit zeitlicher Verzögerung auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. Kommunikation ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend - diese Erkenntnis ist nicht neu, aber die Voraussetzungen und Möglichkeiten hierzu erlangen mit Enterprise 2.0 eine neue Dimension. Vom Web 2.0 zum Enterprise 2.0. Was können wir von der Social Media Revolution als Unternehmen lernen? Wie können wir uns besser mit Mitarbeiter, Kunden und Partnern austauschen und zum Mitgestalten animieren? Wie können wir uns die Prinzipien des Web 2.0 zu Nutzen machen? Und vor allem wie können wir sicher kommunizieren? Nach außen nutzen viele Unternehmen bereits das Web 2.0, um mit ihren Kunden in Kontakt zutreten. Dies geschieht durch Neuigkeiten über den firmeneigenen Twitteraccount oder über die Facebook Fanpage. Auch über Coporate Blogs kommunizieren viele Unternehmen in einer neuen offenen Art mit ihren Stakeholdern. Wichtig hierbei ist auch immer die Möglichkeit Feedback zu geben.
Intern lassen sich Web 2.0 Technologien, wie z.B. Microblogging einsetzen, um einen schnellen und transparenten Informationsaustausch zu generieren. Das Firmenwiki eignet sich um das Wissen der Firma zusammenzutragen und jedem die Möglichkeit zu geben daran mitzuarbeiten. Die Mitarbeiter werden durch eine offene Unternehmenskultur dazu animiert Wissen zu teilen. Communote vereint bereits seit 2009 schnellen und einfachen Informationsaustausch im Netzwerk sowie sichere Kommunikation miteinander.
Wofür wird Microblogging im Unternehmen eingesetzt? Mit Microblogging lassen sich Barrieren (z.B. Standorte, Teams und Hierarchien) im Unternehmen überwinden. Die Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen kann durch Förderung von Ideen und Feedback gesteigert werden. Insgesamt kann z.B. Communote sehr gut für die Workflow-Unterstützung von ad hoc Prozesse eingesetzt werden. Nach einer Studie von Alexander Richter und Kai Riemer wird Communote zu 52% für die interne Aufgabenkoordination genutzt. 28% nutzen es zur Problemlösung bzw. 26% für Ergebnisberichte. Welchen Nutzen bringt es? In den Anwendungsbereichen: Projektkommunikation, Unternehmens-, Führungs- und Teamkommunikation, Vertriebs- und Partnerkommunikation und Ideenaustausch bietet die offene Netzwerkkommunikation entscheidende Vorteile. In unserem Artikel: "Erfolgreich kommunizieren mit Communote" sind Anwendungsfälle sowie der Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen ausführlich beschrieben. Unsere Infografik fasst die wichtigsten Fakten und Statements zum Thema Nutzen zusammen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die mobile Nutzung von Communote. Was muss ich beachten? Wie bei vielen anderen Dingen gibt es auch für Microblogging und Communote "Dos und Don'ts" zu beachten. Zum Beispiel sollte man es nicht mit einem Instant Messaging verwechseln. Ein wesentliches "Do" ist es, einen Mehrwert zu schaffen, in dem man ein Kommentar bzw. seine Einschätzung mitteilt. Somit legt man einen Grundstein für eine produktive Diskussion. Wie kommuniziere ich Richtig? Entscheidend ist, welche Information ich an welche Zielgruppe kommunizieren möchte. Um in einem Team eine Kurznachricht zu verbreiten, bietet sich idealerweise Social Communication mit Microblogging an. Möchte man aber nur einer einzelnen Person eine kurze Nachricht mitteilen, hat man die Möglichkeit z.b. auf Instant Messaging zurückzugreifen. Für längere Nachrichten/Artikel, die an ein Team gerichtet sind eignet sich entweder eine Nachricht im Communote oder ein Wiki-Eintrag. Für die Verwaltung von 'lebenden' Dokumenten sollte man auf ein entsprechendes System mit Dokumentenverwaltung wie z.B. Microsoft SharePoint zurückgreifen. Die Kommunikation zu diesem Dokument findet allerdings weiterhin im Microblogging mit Communote statt. Entsprechende Integrationsmöglichkeiten von Communote für Microsoft SharePoint sowie Atlassian Confluence sind verfügbar. Welche Erfahrungen gibt es? Der CEO von Atos Origin, Thierry Breton, hat erkannt, "dass E-Mail [ist] heute sicher nicht mehr der beste Weg, um ein Unternehmen zu führen und Geschäfte zu machen". Aus diesem Grund verbannt Atos Origin die E-Mail aus ihrem internen Gebrauch und wird somit zu einer der ersten "Zero-E-Mail Companies" weltweit. Auch die Communardo Software GmbH befindet sich auf dem Weg zur "Zero-E-Mail-Company". „In unserer täglichen Praxis spüren wir einen gewissen Drang, den Umgang mit Informationen besser zu gestalten. E-Mail, Instant Messaging und persönliche Dateiablagen sind einfach nicht die Lösung dafür.", so der Geschäftsführer Ilja Hauß. Durch das Abschaffen bzw. Verringern von internen E-Mails kann die Produktivität und Effektivität eines Unternehmens gesteigert werden. Unsere Infografik zur neuen Art der Zusammenarbeit können Sie als .png oder .pdf Datei herunterladen.
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