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Communote How To: Fünf Tipps für effizientere Beiträge

Communote Effizientere Beiträge schreiben Tipps1. Keine Formalitäten

Was in Mails und Briefen als grober Verstoß gegen die Höflichkeit gilt, ist bei Communote kein Problem. Weil Sie sich ein Thema wie ein offenes Gespräch vorstellen können, das niemals endet und dessen Teilnehmerkreis offen ist, wird bewusst auf eine Anrede- und Grußformel verzichtet. Gleichzeitig bedeutet dies, dass Beiträge in der Regel neutraler und weniger persönlich geschrieben werden. Keine Angst: Es nimmt Ihnen niemand übel.

2. Kurz und knapp

Beginnen Sie neue Nachrichten mit ihrer Kernaussage, zum Beispiel einem kurzfristig geänderten Termin oder dem wichtigsten Ergebnis aus einem Kundengespräch. So sehen Ihre Kollegen beim Überfliegen des Nachrichtenstroms auf Anhieb, ob ein Beitrag auch für sie wichtig sein könnte. Etwa 80 % aller Nachrichten in Communote haben weniger als 500 Zeichen. Bleiben Sie trotz aller Kürze immer höflich und wertschätzend.

3. @Mentions

Grundlegend gilt: Alle Beiträge können von allen Kollegen gelesen werden. Um sicher zu gehen, dass ausgewählte Personen den Beitrag auch tatsächlich lesen, sollten Sie von der @Mention-Funktion Gebrauch machen. Sobald Sie den Namen der Kollegen hinter dem @-Symbol eingeben und die Nachricht veröffentlichen, erhalten die verlinkten Personen eine Benachrichtigung.Communote Nachricht mit Hashtags und Mentions

4. #Tags

Einheitliche Hashtags bieten gleich mehrere Vorteile. Einerseits lassen sich Beiträge mit Hashtags leicht gruppieren, beispielsweise werden alle Entscheidungen mit #Entscheidung und alle Beiträge zu einem Projekt mit dem #Projektnamen gekennzeichnet. Setzen Sie Hashtags, welche die Art des Beitrags kennzeichnen — nach Möglichkeit gleich an den Anfang des Beitrages. Ein weiterer Nutzen: Der konsequente Einsatz von Hashtags erleichtert die spätere Suche nach Informationen. Communote ermöglicht es, Nachrichten nach Datum, Autoren, Inhaltstyp und Hashtags zu filtern. So können Sie sich mit einem Klick beispielsweise alle Beiträge zum Hashtag eines Kundennamen anzeigen lassen.

5. Virtuell auf die Schulter klopfen

Ein Dankeschön hat bekanntermaßen noch nie geschadet. Nutzen Sie in Communote die Like-Funktion, um dem Autor eines Beitrags zu signalisieren, dass sie den Beitrag gelesen und keine weiteren Anmerkungen haben oder um sich für eine erledigte Aufgabe zu bedanken. Einen zusätzlichen Beitrag, um Danke zu sagen, müssen Sie nicht in jedem Fall verfassen.
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Neues Release: Communote 3.2 mit Responsive Design und Lernvideos

Version 3.2 ist daGestern Abend um 19 Uhr ging Communote Version 3.2 live. Nach mehreren Monaten der Entwicklung freuen wir uns, Ihnen ein noch ausgereifteres und vielseitigeres Communote zu präsentieren. Für alle Anwender der Cloud-Plattform steht die neue Version nun zur Nutzung bereit. Kunden mit eigener Installation haben ab sofort die Möglichkeit, Communote 3.2 per Download zu aktualisieren. In unserem Support-Portal finden Sie die aktuellen Release-Notes und eine umfassende Dokumentation. (mehr …)
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Communote Responsive neue Version

Communote Version 3.2 kommt mit Responsive Design und Lernvideos

placeit-1Am 11. Dezember 2014 ist es soweit: Communote 3.2 erscheint und bringt Vorteile für Profis und Einsteiger mit sich. Was ist neu bei Version 3.2?
  • Responsive Design erleichtert die geräteunabhängige Nutzung auf allen Bildschirmen
  • Binden Sie Themen-Kanäle aus Communote in beliebige Webseiten ein
  • Fünf Lernvideos führen Einsteiger in knapp 20 Minuten in die Funktionen von Communote ein.
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Auf dem Weg zum Social Business: Gibt es ein Leben nach der E-Mail?

Communote Fakten Zahlen NutzenGinge es nach den vielen Abgesängen, die bisher auf die E-Mail angestimmt wurden, müsste in unseren Postfächern gähnende Leere herrschen. Die Realität sieht jedoch etwas anders aus: 98 % nutzen die E-Mail als Kommunikations-Werkzeug im Job. Und zwar jeden Tag. Damit nimmt die digitale Post eine klare Spitzenposition ein weit vor modernen Tools wie Instant Messengern, Social Networks und Wikis (siehe interaktive Grafik). Prognostiziert wird gar ein Anstieg des weltweiten E-Mail-Verkehrs: Von heute 197 Milliarden Mails pro Tag werde die Zahl auf über 227 Milliarden Mails im Jahr 2018 ansteigen (Schätzung der Radicati Group 2014). Gleichzeitig wächst die Popularität moderner Kommunikationssysteme, langsam aber stetig. So nehmen gerade große Unternehmen beim Thema Social Business eine Vorreiter-Rolle ein: 57 % der Unternehmen mit mehr als 50.000 Mitarbeitern haben entsprechende Software bereits integriert oder planen eine Einführung (Studie "Vernetzte Organisation 2013", S. 12).

Produktive Meetings, Kostenersparnis und einfache Zusammenarbeit

Doch lohnt es sich tatsächlich, auf moderne Kooperationssysteme zu setzen, anstatt weiter auf die altbewährte E-Mail zu vertrauen? Was sagen die Nutzer? Besonders funktioniere die Zusammenarbeit und Koordination von Projekten damit einfacher, sagen vier von fünf Befragten. Ein weiterer Vorteil gegenüber der oft als Zeitfresser betitelten E-Mail: Mit modernen Tools lässt es sich effizienter arbeiten. Jeder zweite Befragte bestätigt Zeiteinsparungen; ein Drittel gibt an, auch Kosten reduzieren zu können. Von einer Steigerung der Produktivität von Meetings spricht jeder Dritte; bei großen Organisationen sagen dies sogar 52 % (siehe Grafik).

55:45 statt 90:10 - Die angepasste Nielsen-Regel

Lediglich ein Prozent der Nutzer erstellen 90 Prozent des gesamten Inhalts, der in Online-Communities zu finden ist. Die Mehrheit hingegen konsumiert bloß Informationen, ohne aktiv daran mitzuwirken. So formulierte Jakob Nielsen im Jahr 2006 die nach ihm benannte Regel, deren Grundannahme vielfach empirisch belegt ist. Einen empirischen Gegenbeweis zur Nielsen-Regel liefern die Daten zur firmeninternen Nutzung der Social Business Software Communote, welche seit sieben Jahren bei der Communardo Software GmbH eingesetzt wird: Dank der festen Einbindung von Communote in alle Arbeitsprozesse sind es hier über 45 Prozent der Nutzer, die 90 Prozent des Inhalts produzieren (siehe Grafik). Das zahlt sich aus: Eine breite Partizipation ermöglicht flüssige Arbeitsprozesse, bei denen nicht nur vertikal vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter sondern auch horizontal kommunziert wird vernetzt über die Grenzen von Projekten, Abteilungen und Bereichen hinaus. Dass die Einbindung von Social Business Software ein stetiger und langfristiger Prozess ist, beweist der Blick auf eine weitere Statistik: Vom Jahr der Einführung 2007 bis heute vervielfachte sich die Zahl der durchschnittlichen Beiträge pro Nutzer (siehe Grafik unten). Im Mittel veröffentlicht ein Communote-Nutzer aktuell vier bis fünf Beiträge pro Tag, Tendenz leicht steigend.

Die Zukunft bleibt unüberschaubar

Eine große Herausforderung besteht darin, die eingesetzten Tools bestmöglich miteinander zu verknüpfen, ohne den Überblick zu verlieren. Durch ein rasant wachsendes Angebot wird der Markt schnell unübersichtlich. Die Lösung: Werkzeuge, die gleich mehrere Bedürfnisse erfüllen und flexibel einsetzbar sind. Communote ermöglicht es, unkompliziert mit Kollegen und Partnern zu kommunizieren; Ideen und Notizen werden schnell festgehalten und ausgetauscht. Da Communote geräte- und ortsunabhängig funktioniert, ist es egal, ob ein Mitarbeiter im Büro nebenan oder auf in New York in der U-Bahn sitzt. Auch die Verknüpfung von Communote mit weiteren Social-Business-Systemen wie Atlassian Confluence ist möglich. Eine Integration in Microsoft Sharepoint 2013 lässt sich in der kommenden Communote-Version realisieren. Und was ist mit den E-Mail-Enthusiasten? Die können sich auf Wunsch alle Neuigkeiten von Communote in ihr Postfach schicken lassen. Statt eines plötzlichen Paradigmenwechsels erleben wir einen allmählichen Wandel, bei dem die Richtung deutlich wird: Auch in Zukunft gibt es nicht bloß das eine Tool, welches in der Kommunikation im Unternehmen zum Einsatz kommt. Denn eines steht fest: Die E-Mail bleibt uns auf absehbare Zeit erhalten. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Wikis, Social Networks, Dokumenten-Management-Systeme und andere Werkzeuge in der Arbeitswelt von morgen zunehmen darin ist sich die Mehrheit der Befragten einig (siehe Grafik oben).
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Communote ab sofort auch als Windows 8 App (Beta)

Surface_Beta3_komprimiert Schon länger setzen Android- und Apple-Nutzer Communote optimiert und mobil ein. Nun profitieren auch Windows-Anwender von den Vorzügen einer App, die eigens für das Betriebssystem entwickelt wurde. Im Windows Store von Microsoft können Sie Communote ab sofort kostenlos herunterladen und installieren. Dabei lässt sich die App, die sich noch in der Beta-Phase befindet, sowohl auf stationären PCs als auch mobilen Geräten nutzen - zum Beispiel dem Microsoft Surface. (mehr …)
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Best Practices für eine agile Projekt- und Teamkommunikation

Wer Social Media in der Unternehmens-Kommunikation richtig einsetzt, arbeitet flexibler und effizienter. In unserem Webcast der letzten Woche erklärte Dirk Röhrborn, wie Communote den Arbeitsalltag in Teams und Projekten erleichtert - und die E-Mail ganz nebenbei  überflüssig macht. Sie haben den Webcast verpasst oder möchten den Vortrag noch einmal betrachten? Kein Problem: Die vollständige Präsentation finden Sie in diesem Artikel als Video und Slideshare. Projektkommunikation Teilen Sie und Ihre Mitarbeiter regelmäßig Statusmeldungen über Communote, dann sind alle Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand und Sie können Ihre Meetingzeiten effektiver nutzen. Darin getroffene Entscheidungen, sowie Gespräche und Ideen werden einfach stichpunktartig festgehalten und bleiben nachlesbar. Mögliche Probleme, die den Projektablauf verzögern, werden schneller erkannt und im Team gelöst. Ein wesentlicher Vorteil ist auch die Entlastung des Projektleiters als zentraler Ansprechpartner, indem sich Mitarbeiter untereinander selbst helfen und organisieren. Teamkommunikation Communote beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse: Bereiten Sie Meetings schneller vor oder nach, indem Sie mögliche Themen und Ergebnisse ad hoc im Communote protokollieren. Informationen werden dabei themenbasiert und zielgerichtet ausgetauscht. Sie kommunizieren in Themenblogs, die ausschließlich für relevante Nutzergruppen freigeschaltet sind. Mit der @mentions-Funktion benachrichtigen Sie ausgewählte Mitarbeiter gezielt über Neuigkeiten – CC: E-Mails gehören nun der Vergangenheit an. Kommentare oder Likes ermöglichen zusätzlich schnelles Feedback, wie das Lob oder der Rat einer Führungsperson. Die Präsentation bei Slideshare:
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Der gesamte Webcast als Aufzeichnung:
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Sicherheitshinweis: Kritische Sicherheitslücke in OpenSSL 1.0.1 betrifft auch Communote Systeme

Gestern wurde ein sicherheitskritischer Bug in der OpenSSL Implementierung bekannt. Heise.de beschreibt es als den "GAU für Verschlüsselung im Web: Horror-Bug in OpenSSL". Betroffen sind also insbesondere Server, die im Internet betrieben werden und eine SSL-Verschlüsselung nutzen, speziell mit der Version 1.0.1 von OpenSSL. Dieser Sicherheitshinweis betrifft auch Betreiber von Communote Systemen mit eigenen Installationen. (mehr …)
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Neues Release: Communote 3.1 – jetzt mit Smileys und einfachem Tag Management

Am gestrigen Abend wurde nach einigen Monaten Entwicklungszeit die neue Version 3.1 von Communote für alle Anwender unserer Cloud-Plattform bereitgestellt. Auch für Kunden mit eigenen Installationen steht die neue Version nun zum Download bereit. Die wichtigsten Neuerung sind ein einfaches Tag Management, die Unterstützung von Java 7 und - von vielen lang ersehnt - Smileys! (mehr …)
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Communote 3.1 kommt | Wartungsfenster am Donnerstag, 03.04. ab 18:00 Uhr

WartungsarbeitenWir freuen uns, Ihnen übermorgen die neue Communote-Version 3.1 zu präsentieren! Aus diesem Grund ist für Donnerstag, den 03.04.2014 in der Zeit von ca. 18:00 bis 21:00 Uhr ein Wartungsfenster des Communote Online Services geplant. In dieser Zeit ist Communote für unsere Online Service Kunden nicht erreichbar. Wir möchten uns im Voraus für eventuelle Unannehmlichkeiten entschuldigen. Nach dem Wartungsfenster wird das Update für alle Communote Nutzer automatisch zur Verfügung stehen. Für unsere Lizenzkunden steht nach dem Wartungsfenster ebenfalls ein Update für die Inhouse Installation zum Download bereit. Bitte informieren Sie Ihre Nutzer über den Wartungszeitraum. Vielen Dank! Das erwartet Sie in Communote 3.1: Die wohl auffälligste Änderung der neuen Version sind Smileys, mit denen Sie Ihren Nachrichten von jetzt an mehr Ausdruck verleihen können. Zusätzlich bietet Ihnen das neue Tag-Managment die Möglichkeit, Schlagwörter nachträglich umzubenennen, zusammenzuführen oder zu löschen. Ihre Favoriten im Navigationsmenü sortieren sie nun schnell und einfach über „Drag & Drop“ nach Prioritäten. Zudem setzt Communote 3.1 rein auf Java 7. Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Ihr Feedback!
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