Richtlinien

How to start your Enterprise Microblog (1)

We at Communardo are using Microblogging with Communote nearly half a year now. I am going to share the main lessons from this case:

Get the leaders

You might be able to implement Microblogging bottom-up without leadership support. However, I recommend convincing at least one “communicator”. Microblogging is about information telling. That is why you need people who have something to tell what other people want (or have to) hear. Your communicator could be a project manager, a well-known expert or even the head of your company. As the communicator uses Microblogging he/she creates a stream of followers. For instance our CEO Dirk uses Communote heavily. If you want to get in touch with him the Microblog is a good way to do this. Self-projection might be another driver to use Microblogging when your boss reads the postings.

Create perceived critical mass

You do not have to force every employee of your company to use Communote from day one. Especially in big companies a sufficient way to launch Microblogging is to focus on single departments and spread the word afterwards out of these early adopters. The most important factor seems to be perceived critical mass. We used Microblogging in a test project with only 3 members before we developed Communote. These 3 people had one common task to work on and for that reason all conditions for a productive Microblogging usage were fulfilled. Later, when Communote was available for internal use these 3 people were spreading the idea of Microblogging within Communardo by word of mouth. Within a couple of weeks more than 50 colleagues joined making Communote the main communications platform besides email.

Integrate your Microblog

Would you register for yet another service from your IT department? No? So make it easy for your users to try Microblogging and experience the benefits. You can integrate Communote with your existing LDAP directory easily. This way people can login using their normal user names and passwords. They will appreciate that. Another important aspect of integration is to offer different ways of content consumption and creation. Communote offers secure RSS feeds and Instant Messaging (XMPP, Jabber) integration. A mobile client and portal widgets will follow soon. Given these possibilities, your users do not have to visit yet another website from time to time. They can just integrate it in their already present tools. This will raise acceptance for Microblogging.

Do not forget the passive users

An analysis of user behavior in our internal Communote showed that one third of users post less than 1 message per week. This does not say anything about their acceptance of the tool. We asked some of them and found out that they use Communote really often as a reader. So as with every communication tool there are different kinds of users. Ask them from time to time if they keep using the Microblog and try to encourage them to share their thoughts there.

Next issue

We are going to continue this blog posting. In the next issue we will discuss important decisions you will have to face right from the start. This includes rights management policy, blog creation policy and tagging.

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How to: Starten Sie Ihren Enterprise Microblog (1)

Wir bei Communardo nutzen Microblogging mit Communote jetzt seit einem halben Jahr. Wir möchten in diesem Beitrag unsere Erfahrungen bei der Einführung mit Ihnen teilen:

Gewinnen Sie Führungskräfte und Meinungsführer

Es ist natürlich möglich, Microblogging bottom-up aus z.B. der IT-Abteilung heraus in das Unternehmen zu tragen. Sie machen sich das Projekt jedoch deutlich leichter, wenn Sie eine Führungskraft oder einen bekannten Meinungsführer auf Ihre Seite ziehen. Bei Microblogging geht es um den Austausch von Informationen. Sie brauchen jemanden, der etwas zu sagen hat und dem viele zuhören (müssen). Das kann ein anerkannter Spezialist sein oder die Unternehmensspitze. Beispielsweise nutzt der Geschäftsführer von Communardo, Dirk Röhrborn, Communote sehr stark. Wenn Kollegen mit ihm in Kontakt treten wollen, ist der Microblog die beste Wahl. Er kommuniziert über Communote auch seine Meinung zu Projekten, verteilt Aufgaben und berichtet aus seiner Arbeit. Dadurch kommt man bei Communardo am Microblogging nicht mehr vorbei. Daneben könnte es eine zusätzliche Motivation darstellen, seine Arbeit zu dokumentieren und damit das Erreichte öffentlich zu machen, wenn der Chef mitliest.

Erzeugen Sie eine „gefühlte kritische Masse“

Es muss nicht gleich das gesamte Unternehmen von Beginn an am Microblogging teilnehmen. Besonders in großen Organisationen kann es eine pragmatische Alternative sein, Communote zunächst in einer einzelnen Abteilung einzuführen und den Nutzerkreis anschließend von dort aus zu erweitern. Wichtig ist dabei, dass die Nutzer das Vorhandensein einer kritischen Masse im System empfinden. Das ist eine subjektive Größe. Wir haben Microblogging testweise in einem Projekt mit 3 Mitgliedern genutzt und es hat funktioniert. Diese 3 Team-Member hatten einen gemeinsamen Arbeitsgegenstand und genug auszutauschen, dass diese Anzahl an Teilnehmern eine kritische Masse erzeugt hatte. Nachdem Communote dann für das gesamte Unternehmen verfügbar war, haben diese 3 Leute das Tool weiterverbreitet. Nach wenigen Wochen hatten wir so 50 aktive Microblogger, die Communote zur zentralen Kommunikationsplattform in unserem Unternehmen machen.

Integrieren Sie Communote mit Ihrer IT

Microblogging hat von Beginn an schlechte Chancen, wenn es als noch-so-ein-neues-Tool-der-IT-Abteilung angesehen wird. Die Akzeptanz kann deutlich erhöht werden, wenn Sie Communote durch den standardmäßigen LDAP-Support nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Die Nutzer benötigen keinen neuen Benutzernamen oder ein neues Kennwort. Damit ist es einfach, den Dienst auszuprobieren und seine Vorteile kennen zu lernen. Ein weiterer wichtiger Integrationsaspekt ist die Verzahnung mit vorhandenen Kommunikationswerkzeugen. Communote bietet dazu standardmäßig RSS-Feeds und Instant Messaging (XMPP, Jabber). Ein mobiler Client und Portal-Widgets sind kurz vor der Fertigstellung. Mit diesen Integrationsmöglichkeiten erreichen Sie viele verschiedene Nutzer und Nutzungsgewohnheiten. Das wird die Akzeptanz von Microblogging stärken.

Auch passive Nutzer sind Nutzer

Eine Analyse des Nutzungsverhaltens unseres internen Communotes hat gezeigt, dass ein Drittel unserer Nutzer weniger als ein Posting pro Woche schreiben. Dieser Wert spiegelt allerdings nicht die Akzeptanz des Tools bei diesen Nutzern wider. Wir haben einige von ihnen dazu befragt. Ergebnis: sie nutzen Communote regelmäßig und häufig – als Leser. Wie bei anderen Kommunikationsarten gibt es also auch hier aktive und eher passive Nutzer. Letztere sollten nicht vergessen werden. Sie sollten von Zeit zu Zeit ermutigt werden, aktiver am Microblogging teilzunehmen und ihre Gedanken mit anderen zu teilen.

In der nächsten Ausgabe…

Wir werden diesen Blogbeitrag demnächst fortsetzen. In der nächsten Ausgabe werden wir wichtige Entscheidungen diskutieren, die Sie zu Beginn einer Microblogging-Einführung treffen müssen. Dazu gehört die Rechtepolitik, eine generelle Blog-Management-Strategie und Tagging.
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