Author - Martin Böhringer

How to start your Enterprise Microblog (1)

We at Communardo are using Microblogging with Communote nearly half a year now. I am going to share the main lessons from this case:

Get the leaders

You might be able to implement Microblogging bottom-up without leadership support. However, I recommend convincing at least one “communicator”. Microblogging is about information telling. That is why you need people who have something to tell what other people want (or have to) hear. Your communicator could be a project manager, a well-known expert or even the head of your company. As the communicator uses Microblogging he/she creates a stream of followers. For instance our CEO Dirk uses Communote heavily. If you want to get in touch with him the Microblog is a good way to do this. Self-projection might be another driver to use Microblogging when your boss reads the postings.

Create perceived critical mass

You do not have to force every employee of your company to use Communote from day one. Especially in big companies a sufficient way to launch Microblogging is to focus on single departments and spread the word afterwards out of these early adopters. The most important factor seems to be perceived critical mass. We used Microblogging in a test project with only 3 members before we developed Communote. These 3 people had one common task to work on and for that reason all conditions for a productive Microblogging usage were fulfilled. Later, when Communote was available for internal use these 3 people were spreading the idea of Microblogging within Communardo by word of mouth. Within a couple of weeks more than 50 colleagues joined making Communote the main communications platform besides email.

Integrate your Microblog

Would you register for yet another service from your IT department? No? So make it easy for your users to try Microblogging and experience the benefits. You can integrate Communote with your existing LDAP directory easily. This way people can login using their normal user names and passwords. They will appreciate that. Another important aspect of integration is to offer different ways of content consumption and creation. Communote offers secure RSS feeds and Instant Messaging (XMPP, Jabber) integration. A mobile client and portal widgets will follow soon. Given these possibilities, your users do not have to visit yet another website from time to time. They can just integrate it in their already present tools. This will raise acceptance for Microblogging.

Do not forget the passive users

An analysis of user behavior in our internal Communote showed that one third of users post less than 1 message per week. This does not say anything about their acceptance of the tool. We asked some of them and found out that they use Communote really often as a reader. So as with every communication tool there are different kinds of users. Ask them from time to time if they keep using the Microblog and try to encourage them to share their thoughts there.

Next issue

We are going to continue this blog posting. In the next issue we will discuss important decisions you will have to face right from the start. This includes rights management policy, blog creation policy and tagging.

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How to: Starten Sie Ihren Enterprise Microblog (1)

Wir bei Communardo nutzen Microblogging mit Communote jetzt seit einem halben Jahr. Wir möchten in diesem Beitrag unsere Erfahrungen bei der Einführung mit Ihnen teilen:

Gewinnen Sie Führungskräfte und Meinungsführer

Es ist natürlich möglich, Microblogging bottom-up aus z.B. der IT-Abteilung heraus in das Unternehmen zu tragen. Sie machen sich das Projekt jedoch deutlich leichter, wenn Sie eine Führungskraft oder einen bekannten Meinungsführer auf Ihre Seite ziehen. Bei Microblogging geht es um den Austausch von Informationen. Sie brauchen jemanden, der etwas zu sagen hat und dem viele zuhören (müssen). Das kann ein anerkannter Spezialist sein oder die Unternehmensspitze. Beispielsweise nutzt der Geschäftsführer von Communardo, Dirk Röhrborn, Communote sehr stark. Wenn Kollegen mit ihm in Kontakt treten wollen, ist der Microblog die beste Wahl. Er kommuniziert über Communote auch seine Meinung zu Projekten, verteilt Aufgaben und berichtet aus seiner Arbeit. Dadurch kommt man bei Communardo am Microblogging nicht mehr vorbei. Daneben könnte es eine zusätzliche Motivation darstellen, seine Arbeit zu dokumentieren und damit das Erreichte öffentlich zu machen, wenn der Chef mitliest.

Erzeugen Sie eine „gefühlte kritische Masse“

Es muss nicht gleich das gesamte Unternehmen von Beginn an am Microblogging teilnehmen. Besonders in großen Organisationen kann es eine pragmatische Alternative sein, Communote zunächst in einer einzelnen Abteilung einzuführen und den Nutzerkreis anschließend von dort aus zu erweitern. Wichtig ist dabei, dass die Nutzer das Vorhandensein einer kritischen Masse im System empfinden. Das ist eine subjektive Größe. Wir haben Microblogging testweise in einem Projekt mit 3 Mitgliedern genutzt und es hat funktioniert. Diese 3 Team-Member hatten einen gemeinsamen Arbeitsgegenstand und genug auszutauschen, dass diese Anzahl an Teilnehmern eine kritische Masse erzeugt hatte. Nachdem Communote dann für das gesamte Unternehmen verfügbar war, haben diese 3 Leute das Tool weiterverbreitet. Nach wenigen Wochen hatten wir so 50 aktive Microblogger, die Communote zur zentralen Kommunikationsplattform in unserem Unternehmen machen.

Integrieren Sie Communote mit Ihrer IT

Microblogging hat von Beginn an schlechte Chancen, wenn es als noch-so-ein-neues-Tool-der-IT-Abteilung angesehen wird. Die Akzeptanz kann deutlich erhöht werden, wenn Sie Communote durch den standardmäßigen LDAP-Support nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren. Die Nutzer benötigen keinen neuen Benutzernamen oder ein neues Kennwort. Damit ist es einfach, den Dienst auszuprobieren und seine Vorteile kennen zu lernen. Ein weiterer wichtiger Integrationsaspekt ist die Verzahnung mit vorhandenen Kommunikationswerkzeugen. Communote bietet dazu standardmäßig RSS-Feeds und Instant Messaging (XMPP, Jabber). Ein mobiler Client und Portal-Widgets sind kurz vor der Fertigstellung. Mit diesen Integrationsmöglichkeiten erreichen Sie viele verschiedene Nutzer und Nutzungsgewohnheiten. Das wird die Akzeptanz von Microblogging stärken.

Auch passive Nutzer sind Nutzer

Eine Analyse des Nutzungsverhaltens unseres internen Communotes hat gezeigt, dass ein Drittel unserer Nutzer weniger als ein Posting pro Woche schreiben. Dieser Wert spiegelt allerdings nicht die Akzeptanz des Tools bei diesen Nutzern wider. Wir haben einige von ihnen dazu befragt. Ergebnis: sie nutzen Communote regelmäßig und häufig – als Leser. Wie bei anderen Kommunikationsarten gibt es also auch hier aktive und eher passive Nutzer. Letztere sollten nicht vergessen werden. Sie sollten von Zeit zu Zeit ermutigt werden, aktiver am Microblogging teilzunehmen und ihre Gedanken mit anderen zu teilen.

In der nächsten Ausgabe…

Wir werden diesen Blogbeitrag demnächst fortsetzen. In der nächsten Ausgabe werden wir wichtige Entscheidungen diskutieren, die Sie zu Beginn einer Microblogging-Einführung treffen müssen. Dazu gehört die Rechtepolitik, eine generelle Blog-Management-Strategie und Tagging.
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Communote Enterprise Account: First Steps for Administrators

After you signed up for a beta-account of Communote's enteprise version you are the administrator of your own microblogging system. We designed the adminstrator's workbench as simple as possible. In fact, the only recurrent task for you will be to manage new users. But of course there is other functionality and I am going to give you a short overview in this blog post. As an administrator you will see the link to the workbench on the top of Communote: firstafterlogin_mitcu_neu The first admin page contains some statistical information. There are several limits in the beta version and here you find your free quota. The menu item "Client profile" enables you to customize Communote's look and feel. You can change the name of your microblogging system, say what to do with new users and set your own logo. Communote can inform users via email if they have new @-replies. You may change the email's signature here, too. adminclientprofile_neu The next pages are for changing your password and for configuring your LDAP connection. What you will need more often is the section "User management". It looks like this: adminusermanagement_neu In the user management view you can see all users of your microblogging system and the status of them. There are different user statuses in Communote:

  • Registered: The user registered to your microblogging system (typed in his email address)
  • Invited: An administrator (maybe you) invited the user
  • Confirmed: The user confirmed his email address by clicking on the confirmation link
  • Active: It depends on your settings if new users get activated automatically as soon as they finishe the registration form (name, password...) or if you want to manually activate them.
So if you choose to handle your new users manually you will receive an email once somebody finishes the registration procedure (registered, confirmed and filled the form). In this case you can follow the link in this email to the user management workbench. Just choose the user here and click the button "activate user" if you wish so. You could also assign management rights to users here. This means that they would have access to the administrator's workbench, too: adminusermanagement02_neu And that was it. If you want to invite users directly to your Communote account you can do this by using the last item "Invite users to your client".

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Communote Firmenzugang: Die Beta-Phase startet am 23. Januar auf der MBC09

MBC09 Microblogging 2009 in Hamburg Am Freitag startet die Betaphase für das Unternehmensangebot von Communote mit einer Vorstellung auf der Microblogging Konferenz mbc09 in Hamburg.
Der Zugang für Firmen und Institutionen erlaubt es Ihnen, ein eigenes Microblogging Universum aufzubauen: Laden Sie Ihre Kollegen in Ihr Communote ein. Eine unbegrenzte Anzahl an Blogs kann anlegt werden, z.B. für Themen, Projekte, Abteilungen und Teams. Dafür können bei Bedarf auch Berechtigungen für den Zugriff vergeben werden. Der Firmenzugang bietet u.a. LDAP-Unterstützung, Nutzermanagement, Logo-Anpassung und die vielen nützlichen Funktionen des "normalen" Communote, u.a.. Tagging, Filtern und RSS.
Für die Nutzung des Firmenzugangs benötigen Sie während der Beta-Phase einen Aktivierungscode . Der Code wird während der Betaphase benötigt, um die Serverlast unter Kontrolle zu halten. Sollten Sie in Hamburg auf der MBC09 sein, dann halten Sie Ausschau nach MartinDirk vom Communote-Team und nach den Communote Minicards. Falls nicht, dann schreiben Sie uns oder nutzen Sie die Regsitrierung auf der Homepage. Wenn Sie unser Hilfe benötigen oder Feedback geben möchten, dann erreichen Sie uns via Twitter (@communote) oder per Email (martin@communote.com).
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Communote Enterprise Beta: Launch at mbc09 on Friday January 23rd

MBC09 Microblogging 2009 in HamburgWe are going to launch the beta of Communote's enterprise version for use in companies and institutions at the Microblogging conference MBC09 on Friday. The enterprise account allows companies to set up their own microblogging universe: invite and activate your collegues to your Communote. Create and share an unlimited number of microblogs: e.g. for each topic/project/unit one microblog with its own rights management settings. The enterprise version comes with LDAP support, user management and all the useful functions from the personal version: tagging, filtering and secure RSS. You will need an activation code to access the beta. You can grab one at mbc09 and start trying enterprise microblogging with Communote immediately after verification. We will need to use these codes to control the server load in the early phases of operations. If your are going to Hamburg for MBC09 watch out for Martin & Dirk from the team and for the Communote minicards. If you cannot be there just ask us for your personal activation code or register at www.communote.com. Please give feedback or ask for help: you can reach us via Twitter (@communote) and Email (martin@communote.com).
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Aktueller Entwicklungsstand

Die wichtigsten Features von Communote sind schon seit geraumer Zeit fertig implementiert. Wir spüren schon jetzt eine starke Verbesserung unserer eigenen Team-Kommunikation aufgrund der internen Nutzung von Communote während der vergangenen 3,5 Monate. Der Beta-Test läuft erfolgreich. Natürlich haben diese Aktivitäten eine Menge Themen aufgeworfen, Fehler wurden entdeckt und neue Ideen geboren. Unser "Kenmei" Entwicklungsteam war damit in den letzten Wochen sehr beschäftigt. Diese Phase erlebt jedes Softwareprojekt und wir sind gerade mittendrin. Da wir ein stabiles und umfangreich getestetes Produkt präsentieren wollen, wird die Entwicklung der Version 1.0 noch einige wenige Wochen in Anspruch nehmen. Darüberhinaus sind wir gerade dabei einen wichtigen Entwicklungsschritt für Communote abzuschließen. In Kürze werden Sie sich als Firmenkunde für Communote registrieren können, um dadurch ein eigenes, vollständig separiertes Communote-System für ihre Firma oder ihr Team nutzen zu können. Darüberhinaus schreitet die Entwicklung des mobilen Clients und der XMPP-Schnittstelle für Commuote gut voran. Mehr Neuigkeiten dazu in Kürze hier im Blog. Während die technische Entwicklung voranschreitet werden wir die Community-Aktivitäten verstärken. Aus diesem Grund wird es mehr Blog-Postings und Twitter-Updates geben. Sie können mich als Community Manager außerdem über Email an martin(at)communote.com erreichen. Letzte Woche hat uns das wertvolle Feedback erreicht, dass sich unsere Beta-Tester einsam fühlen. Es sah so aus, als ob keine anderen Tester auf der Plattform wären. Der Hintergrund hierfür ist, dass aus Sicherheitsgründen öffentliche Microblogs - mit Lese- und Schreibrechten für alle - deaktiviert sind. Jetzt haben wir einen öffentlichen Microblog angelegt, der neben einer kurzen Anleitung und ersten Hinweisen die Möglichkeit bietet, öffentlich zu posten. Außerdem erstellen wir eine Demo-Version mit real-life-Inhalten. Schließlich arbeiten wir an Verbesserungen unserer Webseite. Die Registrierung für Communote wird einfacher werden. Bald wird es außerdem eine bequeme Feedback-Möglichkeit an das Team geben. Zum Schluss noch ein Blick auf Communote: screen01
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Current Status of Development

The main features of Communote have been implemented for quite some time now. We are excited about the improvements in our own communication behaviour because of our internal use of Communote for the last 3.5 months now. And there is a successful beta test running. Naturally, all this activity has  brought up quite a number of issues, bugs and new ideas. Thank you all so much for your helpful comments. Our development team "kenmei" has been busy working on these issues during recent weeks. There is this stage in every software development process and now we are right into it. As we want to present a robust and well-tested final product to our costumers it will take a few weeks more. Furthermore, we are about to finish a major development step for Communote. Very soon, you will be able to register for an enterprise account of communote that provides your company or team with your very own, totally separated installation of Communote. Also, development of the Communote mobile client and XMPP interface implementation is making good progress. Please stay tuned for more news about this topic. As the technical development goes on we are going to increase our community activities. For this reason there will be more blog postings and twitter updates. You can reach me as your community manager also via email to martin(at)communote.com. There was a valuable feedback last week via Twitter that our beta testers feel lonely. The background for this is the deactivation of public (visible/writable to all) postings by default for security reasons. Now we have at least one public microblog with introductions and hints in the beta testing zone. Beside of that we are working on a demo version with real-life use cases inside. Finally we are working on website improvements. Very soon, registering with Communote will become easier and there will be a convenient way to send feedback to the team. This is how Communote looks like: screen01
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