Communote in der Praxis: Fallstudie mit INtem

Communote in der Praxis: Fallstudie mit INtem

Wir freuen uns, Ihnen die Fallstudie:
“Transparente Steuerung und Kommunikation in einem internationalen Personalentwicklungsprojekt”
 vorzustellen. Im vorliegenden Anwenderbericht geht es um die Nutzung von Communote in einem Projekt für die Erstellung eines komplexen Vertriebs- & Führungskräfteentwicklungsprogramm.

Ganz herzlichen Dank an dieser Stelle an Oliver Wegner von INtem für die aktive Unterstützung. Die Fallstudie schildert Ziele, Vorgehensweise und Vorteile der Implementierung von Communote als Kommunikationslösung. Die Fallstudie wurde u.a. in der Schriftenreihe der Initiative Cloud Services Made in Germany veröffentlicht.

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Ausgangslage Projektkommunikation

In immer mehr Unternehmen arbeiten Mitarbeiter projektorientiert über Standorte und Abteilungen hinweg zusammen. Oft sind auch externe Mitarbeiter oder Partner an Beratungs-, Veränderungs- und Umsetzungsprojekten beteiligt. Zu der täglichen Projektkommunikation gehören ebenfalls Meetings, Telefonkonferenzen, Abstimmungsrunden und Statusberichte. Eine zunehmende Anzahl von Stakeholdern sind an Status und Projektfortschritt interessiert. Sie sind entsprechend in geeigneter Form zu unterrichten und einzubinden. Dies führt dazu, dass Informationen oftmals zum Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit bereits veraltet und überholt sind. Die richtige und durchgängige Projektkommunikation ist somit eine komplexe und für den Projekterfolg entscheidende Aufgabe.

Die bekannten und gerade im Unternehmensumfeld stark verbreiteten und genutzten Kommunikationsformen wie Telefon, E-Mail und z.T. auch noch Telefax stoßen hier an ihre Grenzen. Es müssen somit neue und geeignete Kommunikationsformen im Unternehmen etabliert werden die auf die neuen Herausforderungen zugeschnitten sind.

Abb.: Communote Weboberfläche mit Eingabefeld, Nachrichten, Filter- und Suchfunktionen

Einsatz von Communote in der INtem Gruppe

Im März 2012 hat die INtem Gruppe ein Projekt gewonnen, in dem insgesamt 200 Beteiligte aus dem Bereich Führung und Vertrieb aus 16 europäischen Ländern , innerhalb von 12 Monaten gemeinsam durch ein Entwicklungsprogramm geführt werden sollen. Da sich der Kunde parallel zu dieser geplanten Maßnahme in organisatorischen Veränderungen befindet, ist es zwingend erforderlich im internen Projektteam eine reibungslose und schnelle Kommunikation sicherzustellen, um den eigenen Projekterfolg für den Kunden zu gewährleisten.

Insgesamt umfasst das Projekt 5 Teilprojekte: Administration und Konzeption, Feedback, Projektkommunikation, Trainingsorganisation und Best Practices.

Im Projektteam sind drei Trainer involviert, die in unterschiedlichen Ländern mit Führungskräften und Verkäufern arbeiten. Die INtem Firmenzentrale in Mannheim ist der Standort des Administrations- und Konzeptionsteam, das regelmäßig sowohl mit dem internen Team als auch mit dem Kunden Termine, Konzeptinhalte und weitere organisatorische Rahmenbedingungen koordiniert und erarbeitet.

Das Gesamtprojekt wird von einem Projektleiter geführt, der nicht in der Firmenzentrale vor Ort ist und in enger Abstimmung mit diversen Beteiligten des Kunden Erwartungshaltungen erfüllen muss. Darüber hinaus wird das Projekt über Kennzahlen gesteuert.

In der Vergangenheit sind Projekte dieser Art bei INtem über Excel, E-Mail und unzählige Informationstelefonate geführt worden.

„In diesem Projekt hat uns der knappe Zeitplan und die hohe Erwartungshaltung sowie das Umfeld unseres Kunden gezwungen, über eine neue Art der Projektsteuerung- und -kommunikation nachzudenken“

(Oliver Wegner, INtem)

Aus diesem Grunde war die INtem Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, um die interne Steuerung und Kommunikation für dieses wichtige Projekt vom Start an auf ein neues Niveau zu bringen.

Kriterien für die Auswahl eines geeigneten Tools waren:

  • die einfache Nutzung und schnelle Akzeptanz, denn nur, wenn alle Teammitglieder mitmachen, ist der Einsatz einer neuen Kommunikationslösung auch für das Projekt erfolgreich
  • der einfache mobile Zugriff, um ohne Zeitverzug und Mehraufwand von jedem Ort Informationen abrufen und Informationen zu teilen, wenn sie entstehen
  • eine einfache Verschlagwortung sowie gute Informationsfilter und eine Suchfunktion, die einen schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen gewährleistet
  • der Zugriffsschutz für Informationen aus Themen und Projekten, die je nach Grad der Vertraulichkeit offen zugänglich oder nur im geschlossenen Kreis verfügbar sein sollen.

Die o.g. Kriterien zur Auswahl eines Tools zur Unterstützung der Projektkommunikation wurden nach Ansicht von INtem am besten von Communote erfüllt.

INtem hat sich darüber hinaus für die Nutzung des Communote Online Service (SaaS) entschieden. Hiermit war es möglich, innerhalb kürzester Zeit einen eigenen INtem Account anzulegen und direkt mit der Projektkommunikation zu starten. Auf Investitionen in neue Hardware sowie Aufwände für die Installation konnte verzichtet werden. Das faire monatliche nutzerabhängige Preismodell im Prepaid-Verfahren über sogenannte „Communote Credits“ ermöglicht eine flexible und verbrauchsabhängige Abrechnung. In der Anfangsphase konnte der kostenlose Service bis zu 10 Nutzern in Anspruch genommen werden.

 

Online Service (SaaS)

Installation

  • sofort verfügbar und einsatzbereit
  • immer die aktuelle Softwareversion
  • keine Investition in Hardware erforderlich
  • Datenschutz nach deutschen Standards
  • Nutzerabhängiges monatliches Preismodell
  • Installation im Unternehmen hinter der Firewall
  • Betrieb und Systemzugang liegen in der Hand des Unternehmen
  • Erweiterbarkeit über Plugins
  • Nach Nutzeranzahl gestaffeltes Preismodell

Abb.: Online Service vs. Installation hinter der Firewall

Nach der Erstellung des INtem Accounts wurden Kollegen eingeladen, Nutzerprofile inkl. Bild und Kontaktinformationen gepflegt und der Austausch gestartet.

Die vorgegebenen Themenbereiche wurden u.a. anhand der Projektorganisation angelegt. Als wichtigen Einsatzschwerpunkt hat sich in der täglichen Praxis insbesondere die Klärung von Koordinationsfragen zur Einsatzsatzplanung von Trainern sowie die Planung von Standorten herausgestellt. Ein besonders reger Austausch erfolgt auch über konzeptionelle Fragen und Ideen zur Überarbeitung von Schulungsprogrammen. Das verarbeiten und teilen des Feedbacks aus den Trainigsprogrammen spielt ebenfalls eine sehr wichtige Rolle. Damit verbunden ist der regelmäßige Abgleich der Erreichung von Zielstellungen sowie die Umsetzungskontrolle und Diskussion in der operativen Projektsteuerung.

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Die Vorteile für Enterprise Microblogging liegen für INtem auf der Hand. Durch den unmittelbaren Austausch von Statusinformationen werden die Anforderungen der Kunden besser sichtbar. Der Informationsfluss erfolgt nun für alle Projektmitglieder transparent und nachvollziehbar an einer zentralen Stelle. Informationen aus Meetings, Anrufen, Absprachen lassen sich direkt und ohne Mehraufwand auch mobil mit den Projektmitgliedern teilen. Besonders wichtig für den erfolgreichen Einsatz von Communote war auch die sofortige Akzeptanz und einfache Bedienung.

Im Projektverlauf haben sich für INtem einige Funktionen als besonders wichtig und häufig genutzt herausgestellt:

Die Strukturierung des Projektes und der dazugehörigen Informationen erfolgte über die im Communote erstellen Themen. Für jedes Teilprojekt wurde ein eigener Bereich für Nachrichten angelegt. Hiermit war es möglich Nachrichten eindeutig zuzuordnen und strukturiert abzulegen. Auf Wunsch lässt sich der Zugriff über die Vergabe von Berechtigungen steuern.

Die Nutzung von Tags (Schlagwörtern) in den einzelnen Nachrichten führte dazu, dass Inhalte schneller und besser auffindbar gemacht werden konnten. Verschiedene Tags wie z.B.  #Status konnten schnell etabliert werden. Die Tagcloud (Schlagwortwolke) ermöglicht einen guten Überblick über wichtige und häufig diskutierte Themen. Neben einer Volltextsuche ist eine Ad-hoc Filterung über Tags (Schlagwörter), Autoren und Inhaltstypen möglich. Damit ist der schnelle Zugriff auf relevante Informationen gewährleistet.

Von den Projektmitgliedern wurde auch intensiv die Benachrichtigungsfunktion in den Nachrichten genutzt, um die Aufmerksamkeit auf ausgewählte Nachrichten zu erhöhen. Der Nutzer kann sich hierzu ebenfalls per  E-Mail beachrichtigen lassen. Als komfortabel und nützlich wurde auch der Versand und die Weiterleitung von E-Mails inkl. Anhänge in einzelne Communote-Themen empfunden. Durch den Umstand, dass alle am Projekt beteiligten Personen sehr häufig unterwegs sind, ist der mobile Zugriff auf Communote mit Smartphone und Tablett PC sehr wichtig. Es war möglich, sich von orts- und zeitunabhängig über den aktuellen Projektstand zu informieren und somit auch handlungsfähig zu bleiben.

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Fazit

Mit dem Einsatz von Communote hat die INtem Gruppe innerhalb kürzester Zeit erreicht, dass alle Beteiligten in den Projekten zu jedem Zeitpunkt den aktuellsten Informationsstand haben. Dadurch hat sich die Kommunikation stark beschleunigt. Alle Themen werden ab sofort – auch informelle Erwartungen und Wünsche des Kunden – lückenlos und direkt an einer Stelle festgehalten, so dass weder Projektmitglieder noch der Gesamtprojektleiter einen erheblichen Zeitanteil mit der Informationsbeschaffung verbringen müssen. Darüber hinaus sind alle Informationen auch mobil abrufbar und es lassen sich auch von unterwegs Nachrichten versenden.

„Es ist ein gutes Gefühl, zu wissen, dass alle Projektbeteiligten zu jedem Zeitpunkt den gleichen und aktuellen Informationsstand haben und sich dadurch zu 100% auf den Kunden und seine Anforderungen konzentrieren können“

(Oliver Wegner, INtem)

Durch die Nutzung des Communote Online Service (SaaS) erfolgte der Einsatz ohne zusätzliche Investitionen in Hard- und Software.

Die INtem Gruppe plant auch in weiteren Großprojekten Communote zur Steuerung und  Kommunikation. Auch der Aufbau einer zentralen Stelle für „project practices“ ist geplant. An dieser Stelle können alle Trainer Ihre Erfahrungen zu Schulungen teilen und voneinander lernen. Die Ergebnisse dieser Diskussionen fließen auch in die Weiterentwicklung der Schulungsunterlagen ein.

Ein weiterer Einsatz von Communote als schulungsbegleitende Informations- und Austauschplattform im Bereich der Trainingsprogramme der INtem Gruppe wird z.Zt. vorbereitet. Für eine Pilotgruppe des Partners Evolutionplan befindet sich Communote bereits im Einsatz zu Vorbereitung, Aufbereitung, und Diskussion von Fallbeispielen mit allen Schulungsteilnehmern.

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