Transparente Projektkommunikation – Ohne E-Mail schneller ans Ziel

Transparente Projektkommunikation – Ohne E-Mail schneller ans Ziel

In immer mehr Unternehmen arbeiten Mitarbeiter projektorientiert über Standorte und Abteilungen hinweg. Oft sind auch Externe oder Partner an Beratungs-,  Veränderungs- und Umsetzungsprojekten beteiligt. In der Regel sind auch eine Vielzahl von Stakeholdern an den Projektergebnissen und Projektständen interessiert und entsprechend in geeigneter Form in das Projekt einzubinden. Dies alles unter einen Hut zu bringen gestaltet sich oftmals als sehr schwierig. Erfahren Sie in diesem Video, wie Communote dabei hilft:

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Die Antwort lautet heute noch in den allermeisten Fällen E-Mail.

Um gemeinsam miteinander zu kommunizieren werden E-Mail Verteiler mit ellenlangen Listen an Adressaten in Kopie erstellt und Nachrichten bei wechselnem Bedarf und Intensität an alle versendet. Aber wer diese Wust und diese Unübersichtlichkeit, die sich daraus ergibt, erlebt hat ist nicht selten der Verzweifelung nahe.  Insbesondere aber wenn man versucht sich über das Medium E-Mail abzustimmen und zu diskutieren werden einem schnell die Grenzen von E-Mail als “elektronischer Post” bewusst. Nachrichten erreichen fast nie die richtige Personen, Verteiler sind veraltert und meist nicht vollständig. Das lesen der E-Mails ist unübersichtlich und zeitraubend. Und wenn ein neuer Kollege in das Projekt hinzustößt erhält dieser die wichtigsten 100 E-Mails weitergeleitet. Informationen gehen so verloren. Dazu gesellen sich als Ergänzung der Projektkommunikation oftmals viele Meetings, Telkos, Abstimmungsrunden und der Versand von Statusberichten. Informationen sind oftmals zum Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit veraltert und überholt.

Welche Lösung gibt es?

E-Mail ist trotz einer Vielzahl von

Verhaltenskodexen und Hinweisen zum (Miss-)brauch schlicht nicht das richtige Instrument um sich im Team abzustimmen, informieren und kommunizieren. Für private, vertrauliche und formelle Informationen ist E-Mail auch weiterhin der richtige Kommunikationskanal. E-Mail scheitert aber immer bei einem lebhaften Austausch sowie der Generierung von Informationen in Gruppen und Teams.
Was sollte eine gute Lösung für Team- und Projektkommunikation für Funktionen und Eigenschaften besitzen?
Hierzu zählen an erster Stelle einfache Nutzung und schnelle Adaption, denn nur wenn alle Teammitglieder mitmachen ist eine Kommunikationslösung im Unternehmen erfolgreich. Mobiler Zugriff wird immer wichtiger um ohne Zeitverzug und Mehraufwand von jedem Ort Informationen abrufen und Informationen zu teilen wenn sie entstehen. Eine einfache Verschlagwortung sowie gute Informationsfilter und Suche ermögliche schnellen und gezielten Zugriff auf Informationen. Kontrolle darüber wer Zugriff zu Informationen aus Themen und Projekten erhält sollte je nach Kontext einstellbar und für jeden sichtbar sein.
Wenn diese Eigenschaften erfüllt sind dann kann eine transpartente und offene Team- und Projektkommunikation im Jahr 2012 gelingen.

Die Vorteile liegen auf der Hand.

Durch den unmittelbaren Austausch von Statusinformationen werden Doppelarbeiten vermieden und Probleme im Projekt schneller sichtbarer. Lösungen können durch den losen Einbezug vieler schneller gelöst werden. Meetings, Anrufe, Absprachen und weitere Informationen lassen sich direkt und ohne Mehraufwand mit den Projektmitgliedern teilen.
Und noch was: Es sollte den Mitarbeitern Spaß machen sich aktiv zu beteiligen und Ihr Wissen einzubringen.

Transparente Projektkommunikation – Wie Sie ohne E-Mail schneller ans Ziel kommen.

Um die  Funktionsweise und Potentiale der Projektkommunikation mit Communote zu verdeutlichen haben wir ein kleines Video zu diesem Thema erstellt. In dem Video wird eine eine Alltagsszene aus dem Projektalltag sowie der Umgang und Einsatz von Communote in einem Projekt geschildert. Ein Projektleiter berichtet außerdem über seine Erfahrungen mit E-Mail und den Einsatz von Communote.

Wir interessieren uns für Ihre Erfahrungen. Wie kommunizieren Sie in Teams zu Themen und Projekten? Was sind aus Ihrer Sicht die größten Herausforderungen?

Probieren Sie Communote statt E-Mail in Ihrer Projektkommunikation aus.

Sie sind neugierig auf Communote geworden und wollen selber erfahren wie Communote die Projektkommunikation verändert? Communote lässt sich mit weniger Klicks als Online Service (SaaS) nutzen. Bis zu 10 Nutzern können Sie Communote vollständig kostenfrei ausprobieren.

Wir laden Sie ein in nur wenigen Schritten Communote – Die neue Art der Kommunikation zu erleben:

1. Registieren Sie Ihren eigenen Firmenzugang unter www.communote.com
2. Machen Sie sich mit Communote und den Funktionen vertraut
3. Laden Sie Ihre Kollegen ins Communote ein
4. Nutzen Sie Communote anhand eines konkreten Projektes
5. Weiten Sie die Nutzung auf weitere Themen und Projekte im Unternehmen aus

Für Fragen zur Adaption und Nutzung von Communote in Ihren Themen und Projekten stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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Comment (1)

  • Clemens P.

    Ich habe es jetzt mal ausprobiert und muss sagen, dass es gar nicht mal so schlecht ist. Ich werde meinen Arbeitgeber mal darauf ansprechen und mir seine Meinung dazu anhören und herausfinden, ob es sich auch für unser Unternehmen lohnt.

    Vielen Dank für die Veröffentlichung des Artikels und für die kostenlose Probe.

    LG

    Clemens

    20. September 2012 at 12:10

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