Was muss bei der Einführung von Enterprise Microblogging beachtet werden? Interview zu Adaptionsfaktoren.

Was muss bei der Einführung von Enterprise Microblogging beachtet werden? Interview zu Adaptionsfaktoren.

Im Zuge der Masterarbeit von Christian Krupitzer, Wirtschaftsinformatikstudent der Universität Mannheim, haben wir ein Interview zum Thema: “Faktoren für die erfolgreiche Adaption von Enterprise Microblogging” geführt. Das Ergebnis ist eine sehr umfassende Betrachtung von wichtigen Faktoren, die bei einer erfolgreichen Einführung von Enterprise Microblogging zu berücksichtigen sind.

Christan Krupitzer (CK): Herzlichen Dank das Sie für ein Interview im Rahmen meiner Masterarbeit zur Verfügung stehen. Meine Fragen beziehen sich auf Einfluss-Faktoren für die Adaption von Enterprise Microblogging im Unternehmen.

Im ersten Punkt geht es um sogenannte Facilitating Conditions. Darunter versteht man die Bereitstellung einer Infrastruktur, sowohl technisch als auch organisatorisch. Auf Enterprise Microblogging (EMB) bezogen, also die Bereitstellung und ‚Erlaubnis‘ ein EMB System als Mitarbeiter zu nutzen.

Jens Osthues (JO): Nicht automatisch durch die Bereitstellung einer Technologie wird diese auch tatsächlich benutzt, insbesondere dann wenn keine zwingende Notwendigkeit der Nutzung besteht. Sind noch weitere Technologien vorhanden, greifen Mitarbeiter in der Regel auf bereits bekannte Kommunikationsformen wie z.B. Telefon, E-Mail und so weiter zurück. Diese erlernten Technologien werden weiterhin vorrangig genutzt. Es muss aus unserer Erfahrung mehr in den Unternehmen passieren als die alleinige Bereitstellung von neuen Technologien. Analogien findet man hier sicherlich auch bei der Einführung des Telefax und der E-Mail. Ein Schlagwort das uns insbesondere bei der Einführung von sogenanntem Enterprise 2.0 Tools begegnet, ist das Unternehmen nicht nur ein weiteres Tool einsetzen möchten, sondern der ganzen Organisation einen kulturellen Wandel unterziehen möchten. Dies kann durch neue Tools verstärkt und beschleunigt werden. Hilfreich ist es wenn  den Mitarbeitern konkrete Anwendungsfälle aufgezeigt  werden. Eine Unterstützung durch das Management und die Führungsebene ist hierzu zwingend. Auch in der Mitarbeiterschaft muss der Wille für den Einsatz neuer Kommunikationsformen kommen. Letztendlich geht es darum, dass Mitarbeiter einfacher Ihre Aufgaben erledigen können.

Die Initiative zum Einsatz von Enterprise 2.0 wurde in den letzten Jahren insbesondere von den Mitarbeiterschaft angestoßen. Heute aber ist das Thema längst in den Chefetagen angekommen. Kein Unternehmen kann es sich mehr leisten sich den neuen Entwicklungen entgegenzustellen. Im Idealfall, sprich wenn der Wille zum Einsatz von Enterprise 2.0 Tools von Mitarbeitern und Management getragen werden, gibt es eine optimale Voraussetzung dass eine neu geschaffene Kommunikationsinfrastruktur auch vital genutzt wird. Mit der Breite der Adaption erhöht sich der Nutzen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Schnell ist dann die neue Infrastruktur, analog E-Mail und Telefon, unverzichtbar.

Also, allein durch das Bereitstellen von Tools wie EMB gibt es aus unserer Erfahrung keine automatische Nutzung. Bei  Microblogging sowie auch bei einem Wiki brauche ich begeisterte Mitarbeiter, die bereit sind, ihre Informationen zu teilen und für die Projekt- und Teamkommunikation konsequent statt E-Mail einsetzen. Insbesondere bei Microblogging Tools ist durch die Einfachheit der Anwendung die Chance einer breiten Beteiligung, das zeigen auch unserer Auswertungen, viel höher als bei anderen Collaboration Tools.

CK: Den zweiten Punkt zum Thema „Rules und Guidelines“ haben Sie quasi schon beantwortet. Wie wichtig sind aus Ihrer Sicht das vorgeben von Regeln, im Sinne einer Nutzungspolicy die vom Management an die Mitarbeiter herausgegeben wird?

JO: Es sollte jedem Mitarbeiter klar sein, ob die Nutzung eines Tools gewünscht oder sogar für bestimmte Anwendungsbereiche nicht nur unterstützt sondern auch gefordert wird. Regeln und Vereinbarungen helfen hier erheblich um eine organisationsweite Verbreitung zu erreichen. In kleineren Unternehmen und Einheiten kann dies z.B. erheblich vereinfacht werden. Hier reicht es oftmals wenn Vorgesetzte die Nutzung vorleben. Entscheidend ist neben klaren Regeln auch die Einführung, z.B. durch Workshops, Pilotprojekte und Schulungen.

CK: Das ist ein Punkt, der auch in der Literatur und in Fallstudien auftaucht. Häufig stellen nur wenige User Content bereit, aber viele greifen dann doch darauf zu.

JO: Dies zeigt sich in ähnlicher Weise auch bei Wiki-Systemen. Ein gutes Beispiel aus dem Web 2.0 ist hierfür Wikipedia. Die Nielsen 90-9-1 Regel besagt, dass mehr als 90% hauptsächlich konsumieren und nur 1% wirklich Inhalt bereitstellen. So ein Verhältnis wäre allerdings in einem Unternehmen katastrophal. Hier brauchen wir eine besonders hohe Rate von Erstellern. Wenn ich die Beteiligung von Wikipedia in meinem internen EMB-System oder Wiki erziele, dann habe ich eindeutig meine Ziele verfehlt; wenn von 1.000 Mitarbeitern nur zehn aktiv zum Inhalt beitragen, dann bringt mir so ein Tool nichts. Dieses Verhältnis habe ich bereits heute bei CMS basierten „1.0“ Intranets.

Bei EMB liegt m.E. die Adoptionsrate im Vergleich zu anderen Tools sehr hoch, weil es die Nutzung sehr einfach ist und nicht zu viel von einem Benutzer abverlangt wird. Hier ist es wichtig, dass Informationen überhaupt miteinander geteilt werden, oft sind deshalb auch wenige Sätze oder Stichpunkte ausreichend um zu informieren und Austausch anzustoßen. Es wird den Mitarbeitern also sehr einfach gemacht,  sich zu beteiligen. Vor diesem Hintergrund finden sich auch mehr Leute in einem Unternehmen, die sich zu einer aktiven Beteiligung animieren lassen. Dies ist einer der Hauptfaktoren warum EMB so erfolgreich in den Unternehmen sein kann. Vergleichbar mit sozialen Netzwerken wie Twitter und Facebook können Mitarbeiter mit EMB ihr Wissen und ihre Gedanken mit einer erheblichen Reichweite im Unternehmen teilen. Dies ist eine große Chance für jeden einzelnen im Unternehmen sichtbar zu werden.

CK:  Nebenbei haben wir damit auch über das Thema Effort Expancy gesprochen. Wenn Mitarbeiter glauben, dass ein Tool schwer zu verwenden ist, dann werden sie es eher nicht verwenden bzw. (positiv formuliert) ist ein Tool einfach zu verwenden, wird es eher verwendet?

JO: Richtig, dieser Einschätzung stimme ich vollkommen zu. Und da liegt auch gerade die Stärke von EMB. Es gibt viele Beispiele von vermeintlich guter Software die theoretisch viele Funktionen abdecken kann, aber nicht von den Mitarbeitern akzeptiert werden weil sie zu komplex erscheinen.

CK: Wie wichtig sind die Organisationsinfrastruktur und die Managementunterstützung?

JO: Sehr wichtig und entscheidend, insbesondere wenn es von der Spaß- oder experimentellen Nutzung zu veränderten Arbeitsweisen im Unternehmen geht. Dies ist eine ureigene Managementaufgabe. Auch muss jedem Beteiligten klar sein, dass ein Wechsel in der Organisation immer nur schrittweise erfolgen kann. Dies ist ein langfristiger Prozess, der ständige Aufmerksamkeit und Steuerung durch das Management erfordert.

CK: Wann sind Mitarbeiter bereit Wissen zu teilen, miteinander zu kollaborieren und offen für neue Abläufe? Welche Unternehmenskultur wird hier benötigt?

JO: Eine gewisse Bereitschaft zur Zusammenarbeit der Mitarbeiter kann aus meiner Sicht von einem Unternehmen entsprechend erwartet werden. Mitarbeiter müssen ihre Aufgaben optimal erledigen, vermehrt findet dies in vielen Unternehmen im Team statt, d.h. eine übergreifende Zusammenarbeit und Teamfähigkeit ist aus Unternehmenssicht Pflicht. Dies kann natürlich auf unterschiedlichen Wegen erfolgen. EMB ist hierbei, wie ich finde, ein sehr gutes Angebot an die Mitarbeiter. Hilfreich für die Adaption ist es wenn der Nutzen für jeden Mitarbeiter erlebbar ist.

Natürlich muss der Einsatz von EMB auch zu der entsprechenden Organisation passen, wobei Organisationen auch in der Lage sein sollten sich ständig anzupassen und weiterzuentwickeln. Gute Kommunikation und Zusammenarbeit ist nun einmal ein wichtiger Faktor für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.

CK: Im nächsten Faktor geht es um Social Influence. Dieses Konstrukt postuliert, dass ein Mitarbeiter eine Technologie eher einsetzt, wenn er glaubt, dass es von ihm erwartet wird. Dabei ist es irrelevant, ob er glaubt dass das Management, die Kollegen oder sonst wer den Einsatz erwartet. Entscheidend ist, dass er glaubt, dass es von ihm erwartet wird.

JO: Dem kann ich ebenfalls voll zustimmen. Wird das entsprechende Tool, z.B. Communote in einem Projektteam eingesetzt und ein Einzelner verweigert die Nutzung, ist er quasi nicht mehr aktiver Bestandteil des Teams. Er hat keine Chance mehr, seine Meinung kundzutun und Informationen aus dem Projekt zu erhalten.

Die Nutzung muss demnach verpflichtend wie z.B. die Teilnahme an Projektmeetings sein. Um den Abschnitt von wichtigen Informationen zu vermeiden beteiligen sich die Mitarbeiter entsprechend. Darüber hinaus entsteht auch ein gewisser sozialer Druck mitzumachen. Vergleichbar ist dies mit „meine Freunde sind alle bei Facebook“. Man kann sich nicht ausschließen, denn in dem Fall bekommt man viele Informationen nicht mehr mit. In einem Unternehmen ist dies ebenfalls  mit wachsender Verbreitung der Fall. Auf der anderen Seite ist EMB im Unternehmen ein Arbeitswerkzeug an dem die Mitarbeiter auch die Pflicht haben sich zu beteiligen, um ihre Arbeit vernünftig machen zu können. Dies ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, der betrachtet werden muss.

CK: Die nächsten Punkte sind ebenfalls soziale Faktoren. Zunächst geht es darum, ob ein Mitarbeiter glaubt dass eine gewisse kritische Masse erreicht ist, er also mit dem Tool auch ausreichend Leute erreichen kann. Insbesondere wäre es wichtig für das Posten von Nachrichten. Er wird eher posten, wenn er glaubt, dass er Leute damit erreichen kann.

JO:  Dies ist ebenfalls ein entschiedener Faktor. Wenn der Mitarbeiter weiß, dass er viele Leute und insbesondere die relevanten Personen erreichen kann, wird er sich beteiligen. Er wird dann auch schnell merken, dass er seine Arbeit besser machen kann. In einer Untersuchung von Richter/Riemer hat sich gezeigt, dass z.B. in einem Microblog-Post mehrere Aufgaben erledigt werden. d.h. für den Mitarbeiter gibt es eine spürbare Vereinfachung und Effizienzsteigerung. Entscheidend ist hier natürlich, dass er seine Zielgruppe auch über diesen Kanal erreichen kann. Gerade in der Anfangsphase kann z.B. eine Integration mit E-Mail hilfreich sein, um Kollegen immer wieder in das EMB System im Sinne einer sanften Adaption zu bekommen.

Analog zur kritischen Masse gibt es auch einen „kritischen Content“. Ist interessanter Content auf der Plattform, dann wird die Plattform interessanter und für jeden Mitarbeiter nützlicher. Sobald viele für mich wichtige Informationen im System sind, habe ich einen unmittelbaren Nutzen das System zu verwenden. Ich brauche auch z.B. die Bestätigung, dass es der richtige Ort für meine Informationen ist.

Ein Beispiel: Ich habe mittlerweile ein “unwohl sein” wenn ich einmal eine interne E-Mail schreibe, weil ich weiß, dass dies unter Umständen nicht der richtige Ort für diese Art von Information ist. E-Mails kommen bei den Kollegen mittlerweile auch gar nicht mehr gut an, weil ich damit zusätzliche „Arbeit“ mache. Auch das erzeugt sozialen Druck. Daran merkt man dann auch wie fortgeschritten die EMB Adaption schon ist.

CK: Diese Umkehrung des sozialen Drucks ist schon interessant.

JO: Zu Beginn ist das allerdings sicherlich anders herum. Da wird viel Willen gebraucht, neue Wege zu gehen, auch wenn jedem mittlerweile bewusst ist, dass die E-Mail für viele Kommunikationsaufgaben nicht mehr der adäquate Informationskanal ist. Einem Einzelnen ist dies vielleicht schon bewusst, aber die Kollegen müssen ebenfalls überzeugt werden mitzumachen. Alleine macht EMB nun mal keinen Sinn. In diesem Punkt ist dann auch das Potential des Scheiterns recht hoch, wenn es viele Verweigerer gibt. Es macht keinen Sinn parallel zwei Systeme zu nutzen. Doppelte Arbeit ist kein gutes Argument etwas neues auszuprobieren. Deshalb ist das Commitment der Beteiligten kritisch.

CK: Der nächste Punkt wäre, ähnlich der kritischen Masse, dass ein Benutzer es eher benutzt, wenn kritische User, z.B. Kollegen, das System benutzen oder ein Benutzer von einem Kollegen eingeladen/aufgefordert wird das System zu benutzen.

JO: Ganz wichtig, wobei aus unserer Sicht insbesondere das mittlere Management als Key User besonders wichtig sind. Wir hatten ein Einführungsprojekt in dem der oberste Chef ganz begeistert war und sich auch sehr stark aktiv beteiligt hat. Die Mitarbeiter waren ebenfalls sehr begeistert, wurden dann aber zurückhaltender als sie feststellten, dass ihre direkten Vorgesetzten sich nicht so aktiv beteiligten. An der Stelle ist es kritisch das Mittelmanagement ebenfalls von dem Nutzen zu überzeugen. Natürlich sind auch die Kollegen besonders wichtig, die interessante Dinge mitzuteilen haben was andere Kollegen interessiert,  z.B. spezielles Fachwissen, Ideen und Inspirationen.  Es kann z.B. auch sehr interessant sein, wenn der Geschäftsführer aktuelles z.B. von einer Konferenz oder aktuelles aus dem Unternehmen zu Kunden oder Projekte zu berichten weiß. Besonders gut funktioniert dies, wenn es authentisch ist und selbstverständlich selbst geschrieben ist.

Mitarbeiter können auch selber durch Ihre Aktivität auf der bereitgestellten Plattform im Unternehmen eine Sogwirkung z.B. auf der Management erreichen. Vergleichbar sicherlich mit dem Web 2.0, hier sehen wir, dass z.B. Politiker dazu bewegt werden Twitter zu nutzen, weil sie wissen dass Sie über diesen Weg eine sehr interessante Zielgruppe und sogar etablierte Journalisten als Multiplikatoren erreichen. Ähnlich ist es im Unternehmen. Die Nutzung bedingt sich also gegenseitig. Nur weil z.B. der Chef drin ist, wird das System nicht zwingend besser genutzt, dies kann es aber sicherlich befördern. Dies ist aber nur auch dann der Fall wenn der Mitarbeiter selber einen Nutzen davon hat, z.B. seine Arbeit besser oder schneller durchführen kann. Wenn dann zusätzlich der Chef EMB nutzt, wird dies von den Mitarbeitern als Bestätigung/Anerkennung verstanden.

CK:  Wenn ein Mitarbeiter glaubt, dass der Aufwand nicht zu hoch ist, dann benutzt er ein System. Ebenfalls könnte es für den Mitarbeiter entscheidend sein wenn er glaubt, dass er mit dem System eine entsprechende Leistung erreichen kann.

JO:  Der erste Punkt auf jeden Fall. Deswegen zielen (neuartige) Systeme darauf ab, möglichst einfach zu sein und nicht zusätzlich Aufwand/Einarbeitung zu produzieren. Das heißt wenn ich EMB nutze, dann nutze ich dafür keine E-Mail mehr intern. Ich muss immer etwas stattdessen machen. Ansonsten erhalten diese Systeme keine Akzeptanz. Frühere Systeme im Bereich Wissensmanagement zielten darauf ab, dass Mitarbeiter zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit noch Wissenstransfer machen. Neuartige Systeme wie Communote zielen darauf ab, dass das Wissensmanagement quasi ein Abfallprodukt meiner täglichen Arbeit ist, das durch die Nutzung des Tools und die Verfügbarkeit der Informationen gegeben ist.
Zum zweiten Punkt ist es glaube ich wichtig, dass wir die Erkenntnis brauchen dass geteiltes Wissen doppeltes Wissen ist. Wissen teilen sollte deshalb als ‚Leistung‘ akzeptiert sein!

CK: Ich habe eine Frage zur „Zero-Mail-Policy“, d.h. das intern keine E-Mails mehr verschickt werden und die Kommunikation mithilfe des EMB-Systems erfolgt. Wird dies bei allen Kunden von Ihnen so gehandhabt oder machen dies nur manche Kunden?

JO:   Das ist unterschiedlich. Für viele ist dies bestimmt ein weitreichendes Ziel/Vision. Außerdem erregt man damit sicherlich Aufmerksamkeit. Wir sagen aber nicht wir müssen „Zero E-Mail“ werden, sondern sagen dass für bestimmte Bereiche E-Mail einfach keinen Sinn mehr macht. Eine Auswahl des Kommunikationsmittels erfolgt in Abhängigkeit der Art der Information und der Zielgruppe (einzelne Personen, Team, alle Mitarbeiter). In der Kommunikation nach außen z.B. bleiben die E-Mails bestehen, teilweise auch nach innen, wenn sie bestimmte Zwecke erfüllen soll.

Communote Kunden fangen meist damit an die Masseninformationen im Bereich Unternehmenskommunikation, z.B. wöchentliche/monatliche Newsletter, abzulösen, indem sie diese Informationen in das EMB-System einstellen. Auch in einzelnen Projekten wird beschlossen, nicht mehr per E-Mail zu kommunizieren. So kann man Stück für Stück das was einem am meisten am E-Mail-Verkehr nervt abschaffen und zurückfahren. Hiermit wird der E-Mail-Kanal im Sinne eines „Posteingangs“ offen gehalten und wieder ein Stück offizieller.

Während wir in den letzten Jahren eher den Trend hatten E-Mail als etwas zu nutzen wozu sie nicht geeignet ist. Nämlich zur Abstimmung und Interaktion mit vielen. Insbesondere CC E-Mails und E-Mail Verteiler haben hierzu beigetragen.

CK: Der nächste Faktor ist der Nutzen. Wenn ein Mitarbeiter glaubt, dass ein System hilfreich für seine Arbeit ist dann wird er es nutzen?

JO: Definitiv. Deshalb ist auch die Nutzen-Kommunikation so wichtig. Mitarbeitern muss der Nutzen dargestellt werden um sie zu überzeugen es ausprobieren. Die beste Nutzen-Argumentation ist natürlich wenn Mitarbeiter selber den Nutzen erleben.  Diese Effekte entstehen automatisch sobald das Tool vermehrt eingesetzt wird.


CK: Passend zum Nutzen kommen nun drei Punkte, die die Adaption negativ oder positiv beeinflussen könnten. Der erste Punkt ist die sogenannte Signal-to-Noise Ratio. Wie viele wichtige Informationen erhält der Nutzer und wie viel davon sind für ihn unnötig?

JO: Prinzipiell ist das so, dass wir alle immer noch viel zu wenig kommunizieren. Des Weiteren gibt es eine Vielzahl von Informationen die für mich erst in einem bestimmten Kontext oder Zeitverlauf interessant sein können. Begegnen kann ich der Informationsflut z.B. durch intelligente Filterung. Dies ist sicherlich eine neue Herausforderung an die Mitarbeiter im Umgang mit Informationen. Jeder muss sich auch schon heute organisieren bestimmt selber mit in welcher Art und Weise er Informationen konsumieren möchte. Aber dadurch, dass Informationen in einem EMB viel einfacher und nachvollziehbarer zu erfassen sind fällt das Wachstum an verfügbare Informationen gar nicht mehr so stark ins Gewicht. Trotzdem ist dies ein kritischer Punkt mit dem man sich offensiv auseinandersetzen muss. Es ist sinnvoll Mitarbeitern entsprechende Tipps zum Umgang mit der vermeintlichen Informationsflut bereitzustellen. Dies kann mit Anleitungen/Schulungen erfolgen, wie die neuen Funktionen und Möglichkeiten effektiv genutzt werden können erfolgen.

Im Umgang mit dem Internet haben wir mittlerweile diese Kompetenzen bereits aufgebaut. Hier helfen Tools wie Google, RSS, usw. In Communote sind es konkret Funktionen wie ‚following‘ von Themen und Projekten sowie die durchgängige Verwendung von Schlagwörtern. Hiermit ist es möglich Informationen richtig einzuordnen, der richtigen Zielgruppe bereitzustellen und auch später wieder auffindbar zu machen.

CK: Im  nächsten Punkt geht es um Communication Benefits. Damit ist gemeint, dass Mitarbeiter das Gefühl haben durch das EMB schneller/leichter an Informationen zu kommen und dies positiv im Bezug auf die Erledigung seiner Aufgaben auswirkt..

JO: Definitiv. Das ist auch genau der Ansporn um EMB einzusetzen. Es geht darum die Informationssilos in den ‚privaten‘ E-Mail Postfächern aufzubrechen und einen besseren Zugang zu Informationen zu schaffen.

CK: Ein weiterer Faktor der die Adaption und das Nutzungsverhalten positiv beeinflussen kann, ist  die Reputation die Nutzer positiv beeinflussen können. Inwiefern beeinflusst dies das Posting-Verhalten von Usern?

JO: Durch EMB wird man als Mitarbeiter natürlich sichtbarer. Dies kann in zwei Richtungen ausschlagen: positiv wie negativ. Die Sichtbarkeit ist aber zugleich auch eine Art soziale Kontrolle. Bedenken von vielen Unternehmen dass diese Systeme z.B. für private Angelegenheiten missbraucht werden sind somit absolut unbegründet. Wenn Mitarbeiter sich nur unqualifiziert äußern, so tritt eine natürliche Regulierung von ganz alleine ein. Auf der anderen Seite erhalten Mitarbeiter aber auch die Chance durch das Teilen von Wissen Anerkennung und Reputation zu erhalten. Das ist eine große Chance das Potential der Mitarbeiter besser für das Unternehmen einzusetzen.

CK: In der Literatur existieren Empfehlungen für Enterprise 2.0 Systeme wie Blogs, Wikis, EMB Preise oder Auszeichnungen zu vergeben um einen Ansporn zur Beteiligung zu schaffen. Was halten Sie von solchen Maßnahmen?

JO: Ja, das ist sicherlich für die Anfangsphase interessant. Aber solche Anreize sind meist nicht von Dauer. Ich muss, wie schon gesagt, die Mitarbeiter über den eigenen Nutzen vom System überzeugen.
Inwieweit auch das Thema Gamification in Zukunft in diesem Bereich eine Rolle spielt bleibt abzuwarten.

CK: Der nächste Punkt, der die Leistung negativ beeinflussen kann, sind Bedenken zum Thema Datenschutz und – sicherheit. Sind Ihnen Fälle bekannt, dass Mitarbeiter aufgrund von diesen Sicherheitsbedenken ein System nicht oder sehr eingeschränkt nutzen?

JO:  Ja, das ist ein ganz kritischer Faktor. Diese Sicherheit muss das Unternehmen bei dem Betrieb entsprechend sicherstellen. Wichtig ist, dass Mitarbeiter transparent ist wer z.B. die Nachrichten lesen kann die er schreibt. Dies kann im Communote für jedes Thema separat eingestellt werden. Auch werden Nutzer über Änderungen der Zugriffsrechte informiert. Im Falle des Ausscheidens von Mitarbeitern kann das Unternehmen bei Bedarf die entsprechenden Nachrichten auch entfernen. Wobei ich der Meinung bin, dass die geschriebenen Nachrichten Bestandteil der Arbeit eines Mitarbeiters sind und somit auch dem Unternehmen über seinen Verweildauer im Unternehmen erhalten bleiben sollte. Ggf. sollten diese Themen aktiv mit den Mitarbeitern vereinbart werden. Die frühzeitige Einbindung z.B. von Betriebsräten bei der Einführung ist sehr hilfreich um Vorbehalten frühzeitig zu begegnen.

CK: Gibt es auch Bedenken, die Daten in der Cloud zu speichern?

JO: Definitiv, gerade von den Unternehmen in Deutschland ist dies ein wichtiges Entscheidungskriterium. Unternehmen sind noch sehr zurückhaltend und skeptisch gegenüber Cloud-Diensten, insbesondere dann wenn die Daten im Ausland gespeichert werden. Aus diesem Grunde bieten wir Communote auch ‚on premise‘ zur Installation hinter der Firewall im Unternehmen an. Für unseren Online Service (SaaS) streben wir Kooperationen mit etablierten Cloud- Anbietern an, die ein hohes Vertrauen unser Unternehmenskunden genießen. Die Cloud hat aus unserer Sicht ein großes Potenzial.

CK: Es sollte Spaß machen, dass System zu benutzen. Wie wichtig ist dies für die Adaption? Oder ist ‚Spaß‘ kein Argument im Unternehmensumfeld?

JO: Wenn man seine Arbeit mit einem Tool effizient erledigen kann und es dann auch noch Spaß macht, ist der Optimalfall erreicht. Von daher ist der Spaßfaktor nicht ganz unwichtig. Spaß und Usability sind zwei entscheidende Faktoren für eine erfolgreiche Adaption.

CK: Gibt es Unterschiede im Nutzungsverhalten von Mitarbeitern, die privat Twitter/Facebook nutzten und dann EMB?

JO: Diejenigen die Twitter und Facebook schon kennen haben natürlich viel weniger Berührungsängste. Für ein EMB ist es aber wichtig nicht nur die Web 2.0 affinen Mitarbeiter einzufangen sondern sehr breit alle Mitarbeiter zu erreichen. Für die Nutzung von z.B. Communote ist keine Vorkenntnis von Twitter erforderlich. Durch den Einsatz im Unternehmenskontext sind auch viele Vorbehalte gegen Tools wie Twitter und Facebook nicht mehr zutreffend. Im Unternehmen stehen konkrete Anwendungsfällen im Vordergrund für diese muss man geworben werden. Dies gilt für Mitarbeiter mit und ohne Web 2.0 Erfahrungen!

CK: Sind die Mitarbeiter im Vorteil die mit dem Web 2.0 vertraut sind?

JO: Natürlich ist der etwas im Vorteil der sich mit Twitter und Co. auskennt. Eine Voraussetzung darf dies aber nicht sein. Gerade im Unternehmen will ich alle Mitarbeiter  und Altersklassen erreichen. EMB liegen aber auch andere Prinzipien zugrunde. Der Austausch erfolgt in offenen oder geschlossenen Gruppen. Häufig erfolgt der Einsatz zum Informationsaustausch in Projekten.  Wichtig ist eine offene Unternehmenskultur, d.h. es darf auch mal etwas Unausgegorenes gesagt werden, etwas Unvollständiges geschrieben werden. Wird jedes Wort auf die Goldwaage gelegt, wird sich keiner trauen etwas in das System zu schreiben. Die Kultur muss also erlauben, dass auch „Fehler“ gemacht werden dürfen. Wenn diese Kultur nicht vorhanden ist, werden keine Nachrichten von den Nutzern geschrieben. Die bereits angesprochenen “Regeln“ können helfen Unsicherheiten zu nehmen. Oft reicht es aber auch einfach aus den gesunden Menschenverstand einzuschalten.

CK: Welche Auswirkungen hat dies auf den Umgang mit dem System? Inwiefern wirkt sich dies auf des Schreib- und Leseverhalten aus?

JO: Auf beides. Dies ist aber vor allem auch typabhängig. Die Vorsichtigen schauen natürlich vielleicht erst mal nur, weil sie wissen wollen, wie es funktioniert und lernen durchzuschauen. Anschließend trauen sie sich dann vielleicht, sich aktiv zu beteiligen. Man muss die Benutzung erst erlernen. Dies gilt für das Web 2.0 aber genauso wie das Enterprise 2.0.

Ich behaupte sogar, dass EMB einfacher als der Umgang mit vielen Web 2.0 Tools ist. Durch den vorgegeben Unternehmenskontext gibt es konkrete Aufgaben und Themen an denen ich nicht beteiligen kann. Der konkrete Nutzen und Anwendungsbereich erscheint hier für viele offensichtlicher als bei  Twitter und Co. wo ich mir meine Anwendungsbereiche oftmals erst suchen muss.

CK: Herzlichen Dank für die spannende Diskussion zu den Adaptionsfaktoren für EMB.

JO:  Hat mir viel Spaß gemacht. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg für Ihre Masterarbeit und bin schon ganz gespannt auf Ihre Ergebnisse.
Vor einiger Zeit haben wir bereits in dem Blogartikel: “7 Schritte zur erfolgreichen Einführung im Unternehmen” viele wertvolle Hinweise für die Einführung von Communote gegeben.

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Comment (1)

  • Christian Krupitzer

    Hallo,

    vielen Dank für die Veröffentlichung des Interviews. Auch für mich war dies ein anregendes Gespräch, dass mir wichtigen Input für meine Masterarbeit gegeben hat.

    Im Rahmen meiner Arbeit werde ich im Juli eine Umfrage zum Thema “Adaptionsfaktoren für EMB” machen. Wenn in Ihrem Unternehmen ein EMB System (oder ähnliches) zum Einsatz kommt, würde ich mich über eine Mitwirkung in der Umfrage freuen. Im Gegenzug erhalten Sie meine fertige Masterarbeit, die aufzeigen wird, welche Faktoren die Implementierung von EMB Systemen beeinflussen.

    Sollten Sie eine Teilnahme oder weitere Informationen wünschen, würde ich mich über eine Kontaktaufnahme über ckrupitz@mail.uni-mannheim.de freuen.

    Viel Spaß mit dem Lesen des Blog-Artikels,
    Christian Krupitzer

    14. Juni 2012 at 15:29

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