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Transparente Projektkommunikation – Ohne E-Mail schneller ans Ziel

In immer mehr Unternehmen arbeiten Mitarbeiter projektorientiert über Standorte und Abteilungen hinweg. Oft sind auch Externe oder Partner an Beratungs-,  Veränderungs- und Umsetzungsprojekten beteiligt. In der Regel sind auch eine Vielzahl von Stakeholdern an den Projektergebnissen und Projektständen interessiert und entsprechend in geeigneter Form in das Projekt einzubinden. Dies alles unter einen Hut zu bringen gestaltet sich oftmals als sehr schwierig. Erfahren Sie in diesem Video, wie Communote dabei hilft:

http://youtu.be/YzPpQfcDXBk

Die Antwort lautet heute noch in den allermeisten Fällen E-Mail.

Um gemeinsam miteinander zu kommunizieren werden E-Mail Verteiler mit ellenlangen Listen an Adressaten in Kopie erstellt und Nachrichten bei wechselnem Bedarf und Intensität an alle versendet. Aber wer diese Wust und diese Unübersichtlichkeit, die sich daraus ergibt, erlebt hat ist nicht selten der Verzweifelung nahe.  Insbesondere aber wenn man versucht sich über das Medium E-Mail abzustimmen und zu diskutieren werden einem schnell die Grenzen von E-Mail als „elektronischer Post“ bewusst. Nachrichten erreichen fast nie die richtige Personen, Verteiler sind veraltert und meist nicht vollständig. Das lesen der E-Mails ist unübersichtlich und zeitraubend. Und wenn ein neuer Kollege in das Projekt hinzustößt erhält dieser die wichtigsten 100 E-Mails weitergeleitet. Informationen gehen so verloren. Dazu gesellen sich als Ergänzung der Projektkommunikation oftmals viele Meetings, Telkos, Abstimmungsrunden und der Versand von Statusberichten. Informationen sind oftmals zum Zeitpunkt ihrer Verfügbarkeit veraltert und überholt.

Welche Lösung gibt es?

E-Mail ist trotz einer Vielzahl von

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Communote – Chefetagen müssen sich auf die Kommunikation 2.0 im Unternehmen einstellen.

Dresden, 28.02.2012 Immer mehr Unternehmen verabschieden sich von unübersichtlicher und schwerfälliger E-Mail Kommunikation und starten mit Communote die neue Art der Zusammenarbeit.

Communote, auch als das deutsche Yammer bezeichnet, ist Vorreiter auf dem deutschen Markt für Enterprise Microblogging. Speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipiert, ermöglicht Communote innerhalb von Teams und Projekten schnell und einfach zu kommunizieren und Inhalte zu teilen. Gerade bei der Projekt- und Vertriebskommunikation überzeugt Communote immer mehr Unternehmen.

Neben dem Online Service (SaaS), in deutschen Rechenzentren, ist Communote auch als Installation hinter der Firewall verfügbar. Somit können auch die höchsten Ansprüche an Datenschutz und –sicherheit erfüllt werden. Dies ist unser Beitrag zum Thema Vertrauen und Sicherheit in der digitalen Welt. Die CeBIT 2012 steht in diesem Jahr unter dem Motto „Managing Trust“.

In diesem Jahr präsentiert Communote auf der CeBIT/Webciety zahlreiche neue Features sowie mobile Zugangsmöglichkeiten für iPhone, iPad und Android. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Vorstellung der neuen Communote Integration für Microsoft SharePoint 2010 und Atlassian Confluence, dem Marktführer für Unternehmenswikis.

Communote ist mehr als nur ein Enterprise Facebook. Mit Communote werden vor allem ad-hoc-Prozesse ideal unterstützt. Nicht nur in der Projekt- und Vertriebskommunikation wird mit Communote Mitarbeitern und Führungskräften ein starkes Werkzeug für die Erledigung der täglichen Arbeit geboten, sondern auch im Bereich der Führung verteilter Teams.”, so Dirk Röhrborn CEO von Communote.

Communote lässt sich außerdem von der Benutzeroberfläche bis zum Bedienkonzept dem Corporate Design eines Unternehmens anpassen. Birgit Gebhardt, Geschäftsführerin des Trendbüros bestätigt die herausragenden Möglichkeiten von Communote: “Wir setzen auf sozial organisierte Kommunikation und möchten intern und extern den reibungslosen ‘Flow’ zwischen Unternehmensführung, Mitarbeitern, Externen und Kunden gewährleisten. Gemeinsam mit dem Communote-Team konnten wir die Microblogging-Plattform unseren Ansprüchen anpassen und in unsere Arbeitsweise integrieren. Dadurch wurde diese neue Technologie vom ersten Tag an akzeptiert und genutzt.

Vorträge und Diskussionen auf der Webciety 2012:

6.3. / 15.20 Uhr – Social Networking im Unternehmen
Diskussion u.a. mit Jens Osthues, Communote

7.3. / 11.20 Uhr – Konzepte für den Social Workplace
Diskussion u.a. mit Ilja Hauß, Communardo

7.3. / 13.00 Uhr – Enterprise 2.0 – der Erfolg vernetzter Geschäfts- und Arbeitsbeziehungen mit dem Social Intranet.
Vortrag von Ilja Hauß, Communardo

8.3. / 10.10 Uhr – Zukunft zum Learning & Knowledge Management
Diskussion u.a. mit Jens Osthues

9.3. / 14.20 Uhr – Von der Social Collaboration zum Social Business Process
Diskussion u.a. mit Dirk Röhrborn, Communote

Vom 6. bis 10. März finden Sie auf der CeBIT/Webciety, Halle 6, Stand J25.

Über Communote:

Communote [www.communote.com] für den besseren Überblick zu Themen und Projekten. Mit Communote können Mitarbeiter, Teams und Abteilungen einfach und transparent kommunizieren. Informationen können schnell, einfach und nachvollziehbar mit Kollegen geteilt werden. Communote ist damit die Kommunikationslösung für projekt- und teamorientierte Unternehmen.

•             Statusmeldungen teilen
•             Themen folgen
•             mit Kollegen vernetzen
•             sicher kommunizieren

Der Informationsaustausch erfolgt strukturiert, sicher und nachvollziehbar in geschlossenen oder offenen themen- bzw. projektbasierten Bereichen. Es lassen sich neben Textnachrichten auch Links und Dokumente miteinander teilen. Informationen werden somit im Unternehmen besser zugänglich und Mitarbeiter können sich schnell und einfach aktiv einbringen. Höchste Anforderungen an Flexibilität, Sicherheit und Datenschutzbestimmungen werden erfüllt. Weit reichende Nutzungs- und Integrationsmöglichkeiten machen Communote zu einer optimalen Kommunikationslösung auf Basis von Microblogging und Activity Streams für Unternehmen.

Communote ist als Online Service und als Download für Inhouse-Installation verfügbar und lässt sich nahtlos in bestehende Informations- und Projektportale wie Atlassian Confluence und Microsoft SharePoint 2010 integrieren.

Communote ist u.a. erfolgreich im Einsatz bei Avantgarde Gesellschaft für Kommunikation mbH, DEVnet Holding GmbH, DIS Douglas Informatik und Service GmbH, inno nord GmbH,  IT Design, Secunet, SeeReal Technologies GmbH, Trendbüro, Ubigrate und Know How AG.

Weitere Informationen unter: www.communote.com.

Pressekontakt:

Communote GmbH
Jens Osthues
Sales & Marketing

Kleiststraße 10a
D-01129 Dresden

Fon: +49 351 / 833 82-130270
Fax: +49 351 / 833 82-299
Mail: jens.osthues@communote.com

Social Media Newsroom: http://www.communote.com/homepage/newsroom/

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Infografik: Die neue Art der Zusammenarbeit.

Wie verändert sich die Kommunikation?
Kommunikation ist ständig im Wandel. Vom klassischen Brief über das Telefon, Fax und E-Mail zu moderner Netzwerkkommunikation. Nicht erst seit der Gründung von Facebook 2004 (in Deutschland lange ‚unbeachtet‘ – hierzulande waren die VZ-Netzwerke Wegbereiter) oder Twitter 2006 hat sich die Kommunikation sowie die Art und Weise sich zu informieren nachhaltig verändert.
Das Web 2.0 beeinflusst aber nicht nur die private Kommunikation, sondern mit zeitlicher Verzögerung auch die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen. Kommunikation ist für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend – diese Erkenntnis ist nicht neu, aber die Voraussetzungen und Möglichkeiten hierzu erlangen mit Enterprise 2.0 eine neue Dimension.

Vom Web 2.0 zum Enterprise 2.0.
Was können wir von der Social Media Revolution als Unternehmen lernen? Wie können wir uns besser mit Mitarbeiter, Kunden und Partnern austauschen und zum Mitgestalten animieren? Wie können wir uns die Prinzipien des Web 2.0 zu Nutzen machen? Und vor allem wie können wir sicher kommunizieren?

Nach außen nutzen viele Unternehmen bereits das Web 2.0, um mit ihren Kunden in Kontakt zutreten. Dies geschieht durch Neuigkeiten über den firmeneigenen Twitteraccount oder über die Facebook Fanpage. Auch über Coporate Blogs kommunizieren viele Unternehmen in einer neuen offenen Art mit ihren Stakeholdern. Wichtig hierbei ist auch immer die Möglichkeit Feedback zu geben.

Intern lassen sich Web 2.0 Technologien, wie z.B. Microblogging einsetzen, um einen schnellen und transparenten Informationsaustausch zu generieren. Das Firmenwiki eignet sich um das Wissen der Firma zusammenzutragen und jedem die Möglichkeit zu geben daran mitzuarbeiten. Die Mitarbeiter werden durch eine offene Unternehmenskultur dazu animiert Wissen zu teilen. Communote vereint bereits seit 2009 schnellen und einfachen Informationsaustausch im Netzwerk sowie sichere Kommunikation miteinander.

Wofür wird Microblogging im Unternehmen eingesetzt?
Mit Microblogging lassen sich Barrieren (z.B. Standorte, Teams und Hierarchien) im Unternehmen überwinden. Die Zufriedenheit und Identifikation mit dem Unternehmen kann durch Förderung von Ideen und Feedback gesteigert werden. Insgesamt kann z.B. Communote sehr gut für die Workflow-Unterstützung von ad hoc Prozesse eingesetzt werden. Nach einer Studie von Alexander Richter und Kai Riemer wird Communote zu 52% für die interne Aufgabenkoordination genutzt. 28% nutzen es zur Problemlösung bzw. 26% für Ergebnisberichte.

Welchen Nutzen bringt es?
In den Anwendungsbereichen: Projektkommunikation, Unternehmens-, Führungs- und Teamkommunikation, Vertriebs- und Partnerkommunikation und Ideenaustausch bietet die offene Netzwerkkommunikation entscheidende Vorteile. In unserem Artikel: „Erfolgreich kommunizieren mit Communote“ sind Anwendungsfälle sowie der Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen ausführlich beschrieben.

Unsere Infografik fasst die wichtigsten Fakten und Statements zum Thema Nutzen zusammen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die mobile Nutzung von Communote.

Was muss ich beachten?
Wie bei vielen anderen Dingen gibt es auch für Microblogging und Communote „Dos und Don’ts“ zu beachten. Zum Beispiel sollte man es nicht mit einem Instant Messaging verwechseln. Ein wesentliches „Do“ ist es, einen Mehrwert zu schaffen, in dem man ein Kommentar bzw. seine Einschätzung mitteilt. Somit legt man einen Grundstein für eine produktive Diskussion.

Wie kommuniziere ich Richtig?
Entscheidend ist, welche Information ich an welche Zielgruppe kommunizieren möchte. Um in einem Team eine Kurznachricht zu verbreiten, bietet sich idealerweise Social Communication mit Microblogging an. Möchte man aber nur einer einzelnen Person eine kurze Nachricht mitteilen, hat man die Möglichkeit z.b. auf Instant Messaging zurückzugreifen.
Für längere Nachrichten/Artikel, die an ein Team gerichtet sind eignet sich entweder eine Nachricht im Communote oder ein Wiki-Eintrag. Für die Verwaltung von ‚lebenden‘ Dokumenten sollte man auf ein entsprechendes System mit Dokumentenverwaltung wie z.B. Microsoft SharePoint zurückgreifen. Die Kommunikation zu diesem Dokument findet allerdings weiterhin im Microblogging mit Communote statt. Entsprechende Integrationsmöglichkeiten von Communote für Microsoft SharePoint sowie Atlassian Confluence sind verfügbar.

Welche Erfahrungen gibt es?
Der CEO von Atos Origin, Thierry Breton, hat erkannt, „dass E-Mail [ist] heute sicher nicht mehr der beste Weg, um ein Unternehmen zu führen und Geschäfte zu machen“. Aus diesem Grund verbannt Atos Origin die E-Mail aus ihrem internen Gebrauch und wird somit zu einer der ersten „Zero-E-Mail Companies“ weltweit.
Auch die Communardo Software GmbH befindet sich auf dem Weg zur „Zero-E-Mail-Company“.
„In unserer täglichen Praxis spüren wir einen gewissen Drang, den Umgang mit Informationen besser zu gestalten. E-Mail, Instant Messaging und persönliche Dateiablagen sind einfach nicht die Lösung dafür.“, so der Geschäftsführer Ilja Hauß. Durch das Abschaffen bzw. Verringern von internen E-Mails kann die Produktivität und Effektivität eines Unternehmens gesteigert werden.

Unsere Infografik zur neuen Art der Zusammenarbeit können Sie als .png oder .pdf Datei herunterladen.

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Return on Investment (ROI) für Communote – 10 Beispielrechnungen.

In vielen Unternehmen gehört es zum Standardprozess nach dem Return on Investment (RoI) vor der Genehmigung und dem Start einer neuen Software zu fragen. Die Frage nach dem RoI wird somit zu einem vermeindlichen ‚Killerargument‘. Oft wird es als Vorwand angeführt um den Einsatz von Social Software zu erschweren bzw. tatsächlich zu verzögern.

Gerade aber bei Social Software wie Communote, zur Unterstützung von unstrukturierten Prozessen, fällt die Beantwortung nicht so leicht. In diesem Zusammenhang kann manchmal auch die Frage nach dem RoNI gestellt werden – also was es der Firma kostet jetzt nicht auf eine neue Software zu setzen. Aus unserer Sicht durchaus ein gangbarer Weg der Annährung und der Vergewisserung des Nutzen und Stellenwerts von (Social) Software.

10 Beispielrechnungen – Eine Annäherung zum Return on Investment

Im Folgenden sind für die typischen Communote Anwendungsfälle wie Unternehmens- und Führungskommunikation, Projektkommunikation, Innovations- und Ideenmanagement und Vertriebskommunikation beispielhafte Return on Investment (RoI) Berechnungen dargestellt.
Diese Berechnungen und Überlegungen können bei der internen Diskussion für die Feststellung des RoI für Communote sicherlich hilfreich sein.

Unternehmens- und Führungskommunikation

  • Höhere Motivation und Mitarbeiterzufriedenheit
    Wenn durch den Einsatz von Communote ein zufriedener Mitarbeiter 2-3% mehr Produktivität erreicht dann kann das Unternehmen mind. 2.000 € – 3.000 € im Jahr einsparen.

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Artikel im Marketing Review St. Gallen: Diskurs als Unternehmenskultur – wie Enterprise 2.0 Unternehmen revolutioniert

Birgit Gebhardt,  Geschäftsführerin Trendbüro, hat einen sehr interessanten Artikel in der aktuellen Ausgabe des „Marketing Review St. Gallen“ veröffentlicht. Sie beschreibt den durch Enterprise 2.0 ausgelösten Diskurs als wichtigen Bestandteil der Unternehmenskultur. Zum gewünschten Communication Shift trägt aus Ihrer eigenen Erfahrung Microblogging in einem besonderen Maße bei. Zunehmend wird die E-Mail als Kommunikationsform abgelöst und die „Demokratisierung der Kommunikation“ wird  im Unternehmen vorangetrieben. Dies führt zu einer neuen Unternehmenskultur der Partizipation.

„Im Gegensatz zur E-Mail Kommunikation ist Enterprise Microblogging für alle Mitarbeiter transparent, an einem zentralen Ort dokumentiert und jederzeit durchsuchbar.“
Birgit Gebhardt, Trendbüro

Lesen Sie hier den Artikel in der vollen Länge:

5_2011_Marketing Review St. Gallen Diskurs Als Unternehmenskultur

Das Trendbüro ist Partner von Communote – Die neue Art der Zusammenarbeit und nutzt mit dem we° eine angepasste Version von Communote.

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Mit Communote auf dem Convention Camp 2011

Am Dienstag 08.11.2011 hat zum 4. Mal das ConventionCamp in Hannover stattgefunden. Themenschwerpunkte waren: Social Business, Media Future und Smart Life. Die Internet(Un)Konferenz ist eine Mischung aus fest eingeplanten Speakern und der Bereitstellung von freien Sessions wie man es von Barcamps kennt.

In der Eröffnungssession durfte aus diesem Grund auch die Interaktivität und das Mitmachen der Konferenzteilnehmer nicht fehlen. Im Speeddatingverfahren mussten 3 Fragen mit immer neuen Gesprächspartnern geklärt werden: Was kommt? Was bleibt? und Woran glauben wir? Das war ein guter Einstieg und Möglichkeit direkt mit anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen.

Wir sind mit Communote den Aufruf nach einer freien Session gefolgt. Nach einem erfolgreichen Pitch des Themas: „Microblogging statt E-Mail Kommunikation“ für den Bereich Social Business haben wir uns in die (Un)Konferenz gestürzt.

Zielgerichtet hatten wir uns hierbei offensichtlich einige der

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IOM Summit: Communote ersetzt E-Mail Kommunikation.

Auf dem  IOM Summit im KölnSky Kongresszentrum letzte Woche drehte sich alles rund um das Thema Informationsmanagement und Enterprise 2.0.

Florian Häupl, Trendforscher und Consultant beim Trendbüro hat im Track “Potentiale von Micro-Blogging und -Sharing im Unternehmen” den Vortrag “Praxisbeispiel: Microsharing für das Trendmonitoring bei Avantgarde/Trendbüro” gehalten.

In seinem Praxisvortrag hat Hr. Häupl in einer kurzen Demo gezeigt wie (mehr …)

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Communote 2.0 – neue Nutzeroberfläche, neue Funktionen.

Wir freuen uns Ihnen Communote ab sofort in einer neuen Version  zu präsentieren. Nie war es einfacher Statusmeldungen zu teilen, Themen zu folgen, sich mit Kollegen zu vernetzen und sicher zu kommunizieren.

Communote ist weitaus mehr als nur ein Unternehmens „Facebook“ oder „Twitter“. Über die aus den Social Networks bekannten Netzwerkfunktionalitäten eignet sich Communote hervorragend als zentrales Kommunikationsmittel in Teams und verteilten Unternehmen. Informationen können in geschlossenen Gruppen geteilt und mit Schlagwörtern versehen werden. Somit erreicht eine Nachricht die richtige Zielgruppe und ist durch umfangreiche Filtermöglichkeiten wie Themen, Schlagwörtern, Personen und Inhaltstypen wie Dokumente, Bilder, Links und Videos schnell wieder auffindbar.

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Mobile Kommunikation mit Communote

Vor kurzem ist das neue Mobile Zeitgeist (www.mobile-zeitgeist.de) Special „Mobile Unternehmenskommuniaktion“ erschienen. Die aktuelle Sonderausgabe dreht sich um mobile B2B Kommunikationsanwendungen. Ich freue mich, dass ich zu diesem Special auch einen Beitrag leisten konnte. Insbesondere für Social Communication Lösungen wie Communote bietet die mobile Anwendungen viele Potentiale. Der Erfolg der mobilen Nutzung von Twitter und Facebook zeigt bereits heute den Weg wie sich unsere Kommunikation ändert und mobiler wird. Aus meiner Sicht gibt es keinen Grund warum die Kommunikation im Unternehmen nicht auch mobil werden sollte.

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Ein Ausblick auf Communote 2.0

Wir freuen uns in Kürze Communote in einer neuen Version mit komplett überarbeiteter Nutzeroberfläche sowie zahlreichen neuen Features zu präsentieren. Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen wird mit Communote noch einfacher.

Im Folgenden stellen wir Ihnen einige ausgewählte Neuerungen kurz vor:

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