In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Digitalisierung von Mikroinformationen

Die Mehrzahl der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen und Kurzdokumentationen von Entscheidungen. Diese werden bisher als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch für eine spätere Nutzung verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Mikroinformationen können dort leicht und schnell eingestellt werden und sind sofort für den richtigen Empfängerkreis erreichbar. Das ermöglicht es, auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Verschiebung der genutzten Tools

Durch Microblogging verändert sich das Nutzungsverhalten vorhandener Kommunikationswerkzeuge wie Email, Blogs und Wikis. E-Mails werden entsprechend dem handschriftlichen Brief wieder stärker für die direkte, persönliche Kommunikation genutzt und damit entlastet. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände und werden für diese Aufgaben auch weiterhin in unseren Projekten genutzt. Klassische Blogs sind dahingehend der Platz für persönliche durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte.

Informiertheit

Unsere Kunden berichten uns regelmäßig, dass die massiv gesteigerte Informiertheit ihrer Anwender einer der großen Vorteile von Communote ist. Teammitglieder sind deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dieser Effekt wird dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden.

Effizientere Meetings und schnellere Reaktion

Der Zeitaufwand für Projektstatusmeetings nimmt durch Communote ab. Darüber hinaus sinkt nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch die generelle Notwendigkeit für zeitraubende Team-Sitzungen. Der eigentliche Sinn einer Besprechung liegt in der gemeinsamen Diskussion und Findung von wichtigen Entscheidungen. Viel zu oft nimmt allerdings das gegenseitige Auf-den-aktuellen-Stand-bringen den Großteil der Meeting-Zeit ein. Diese Funktion übernimmt Communote und sorgt so dafür, dass Meetings deutlich effizienter gestaltet werden können. Die erhöhte Informiertheit der Team-Mitglieder hat den weiteren Effekt, dass sie auf neue Entwicklungen viel früher reagieren können, als dies bisher der Fall ist.

Entlastung des Projektmanagers

Communote entlastet den Projektmanager in seiner Funktion als Kommunikationsvermittler, da Abstimmungen unaufgefordert direkt zwischen den Teammitgliedern stattfinden können. Des Weiteren entfallen Routineaufgaben wie das Anfordern und Abgleichen von Statusberichten. Mit Communote ist der aktuelle Stand des Projekts auf einen Blick erfassbar.

Knowledge Sharing

Für Projekte deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten: Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen, kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten. Wir beobachten, dass häufig Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommen und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Unsere Reihe zu Einsatzmöglichkeiten von Communote in Unternehmen wir demnächst fortgesetzt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Aufgaben zuweisen

Wie auch bei Twitter kann man in Communote das Kürzel @<username> verwenden, um eine Nachricht explizit zu adressieren. Jeder Nutzer kann als Empfänger selbst bestimmen, welche Reaktion Communote auf eine @-Erwähnung ausführen soll. Neben der Email-Benachrichtigung ist vor allem die schnelle Info über Instant Messaging (Jabber/XMPP) interessant.

Der große Vorteil dieser Form  der Aufgabenzuweisung liegt in der Transparenz. Nicht nur der Projektleiter und in diesem Fall @tom erfahren von der Aufgabe, sondern das gesamte Projektteam. Damit ist der Ansprechpartner klar. Außerdem können andere Teammitglieder ihr Wissen (in diesem Fall zu Herrn Miller oder das Unternehmen ABC) beisteuern.

Projektdokumentation aufbauen

Es geht sehr schnell und einfach, kurze Zusammenfassungen von Meetings oder anderen Gesprächen zu posten. Damit sind auch alle Stakeholder informiert, die nicht dabei waren. Weiterhin hilft ein Blick in Communote damit, Fakten aus der (vergessenen) Vergangenheit wieder zu beschaffen und sich selbst ins Gedächtnis zu rufen.

Diskussion

Gerade schwierige Projekte oder Projekte mit hohem Neuigkeitsgehalt leben von der Diskussion zwischen den Teammitgliedern. Besonders bei verteilten oder größeren Teams ist es sehr schwierig, gleichzeitig alle Mitglieder zu einem Meeting zu versammeln. Außerdem tauchen bei diesen wieder Schwierigkeiten wie die Tagesform jedes Einzelnen oder Hemmnisse auf. Communote eignet sich perfekt für die offene Diskussion unter den Teammitgliedern. Da Communote asynchrone Diskussionen ermöglicht, können auch abgerissene “Gespräche” wiederaufgenommen und fortgesetzt werden.

Wissensidentifikation

Communote wird sich in Ihrem Projekt schnell zur zentralen Kommunikations- und Wissensplattform entwickeln. Mit Fragen wie “Wer hat Erfahrung mit ITIL” müssen Sie  nicht mehr die Email-Postfächer fluten. Derjenige, der auf die Frage eine positive Antwort geben könnte, wird beim scannen der Nachrichten “hängen” bleiben und antworten. Alle anderen werden nicht belästigt.

Dokumentenmanagement

In jedem Communote-Posting können Dateianhänge verwendet werden. Damit eignet sich das Tool auch für ein einfaches Projekt-Dokumentenmanagement.

Multi-Projektmanagement

Communote ist eine Multi-Microblogging-Plattform. Sie können beliebig viele Microblogs starten und Nutzer hinzufügen. Damit bilden Sie verschiedenste Projekte auf einer Plattform ab. Der Multi-Projektmanager sieht dann die Postings aus allen seinen Projekten in einer integrierten Sicht auf einem Blick.

Im nächsten Beitrag werden wir über unsere Erfahrungen beim Einsatz von Communote in Projekten berichten und darüber wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.