Die Überlegungen zur Neugestaltung der internen Kommunikation wurden geprägt durch Fragen:
Wie vernetze ich meine Mitarbeiter? Wie garantiere ich unmittelbaren Zugang zu tagesaktuellen Informationen und archiviertem Arbeitswissen? Und wie ermögliche ich dem Einzelnen mehr Kontrolle über seine Zeit und sein Wissen?

“Wir setzen auf sozial organisierte Kommunikation und möchten intern und extern den reibungslosen ‘Flow’ zwischen Unternehmensführung, Mitarbeitern, Externen und Kunden gewährleisten. Gemeinsam mit dem Communote-Team konnten wir die Microblogging-Plattform unseren Ansprüchen anpassen und in unsere Arbeitsweise integrieren. Dadurch wurde diese neue Technologie vom ersten Tag an akzeptiert und genutzt.”
Birgit Gebhardt, Geschäftsführerin, Trendbüro

Mit Communote hat Avantgarde diesen Ansatz nun realisiert. Mit einer speziell für Avantgarde angepassten Nutzeroberfläche sowie Funktionen wurde ein einzigartiges System geschaffen. Möglich geworden ist dies durch die flexiblen Möglichkeiten von Communote, Oberflächen auszutauschen und Funktionalitäten mit Hilfe von Plug-ins zu erweitern.

„Mit der Auswahl von Communote als Experten und Vorreiter für Microblogging konnten wir unser Vorhaben in kurzer Zeit realisieren. Communote ist bereits voll auf die Bedürfnisse von Unternehmen ausgerichtet, hierzu zählen die Anbindung an LDAP sowie ein Rechtemanagementsystem. Um die Performance und Verfügbarkeit zu gewährleisten betreiben wir Communote in einem Cluster. Das Communote-Team hat mit voller Begeisterung und hohem Engagement zu einem tollen Ergebniss beigetragen.“
Martin Kranz, Projektleiter, Avantgarde

Der Inhalt im Communote kommt von den weltweit vernetzten  Mitarbeitern. Jeder kann Informationen posten und mit den anderen teilen, entweder in einem öffentlichen Bereich oder in thematisch definierten Workspaces. Gleichzeitig können die geposteten Infos von den Empfängern auch durch Anwendung des Follower-Prinzips selektiert werden – man folgt dem, was einen interessiert. Und: Internas, die nur einen bestimmten Personenkreis etwas angehen, können auch exklusiv nur einigen ausgewählten Kollegen zur Verfügung gestellt werden. Das Trendbüro nutzt Communote im Bereich Trendscouting und Sammlung von aktuellen Trends.

„Wir nutzen Communote um Links auszutauschen, eine bereits existierende Delicious-Linksammlung konnten wir komfortabel importieren. Communote zeigt Bilder und Videos in einer Vorschau direkt inline an. Somit kann man schnell relevante Informationen identifizieren. Auch nach Inhalten ist neben Tags zu filtern. “
Florian Häupl, Consultant, Trendbüro

Generell im Umlauf ist alles im Unternehmen Relevante – vom Projektwissen übers IT-Knowhow bis hin zur Info, was es zum Mittagessen gibt. Die Plattform ist ein Business-Network, das tagesaktuelle News zum Unternehmen ebenso wie Administratives und Adressen zur Verfügung stellt. Immer geht es dabei vor allem um den Kern einer Information – also das Wichtigste in nur wenigen Zeichen. Doch natürlich lässt sich auch mit längeren Erläuterungen, sowie z.B. mit Links und Dokumenten tiefer in Themen einsteigen. Auch komplexere Informationen aus dem Arbeitszusammenhang lassen sich damit darstellen und teilen. Bei Avantgarde ist man aufs Positivste angetan von Communote.

„Es wird immer deutlicher, wie Communote die interne Kommunikation verändert und optimiert. E-Mails und Newsletter werden unwichtiger. Dagegen ist klar: In ‘WE’, wie wir unser kundenspezifisches Communote nennen, muss man sein, sonst kriegt man nichts mit, verliert den Anschluss.”
Martin Kranz, Projektleiter, Avantgarde

Screens “WE” Avantgarde

Für Avantgarde und das Trendbüro steht fest, dass die Einbahnkommunikation von oben nach unten ausgedient hat. Mitarbeiter von heute wollen am Informationsfluss aktiv teilnehmen. Angesichts des Informationsoverload wird es in der Internetgesellschaft wie auch in Unternehmen immer schwieriger, Informationen zu organisieren und damit Zusammenarbeit und Projektmanagement effizient zu gestallten. Communote hilft dabei den Überblick zu bewahren und neue Wege zu gehen.

Gehen auch Sie neue Wege für Ihre interne Unternehmenskommunikation. Nutzen Sie Communote als Online Service oder in der Lizenzversion zur Installation hinter der Firewall. Bis zu 10 Nutzer sowie bis zu 3 Monate unbegrenzt können Sie Communote zunächst unverbindlich testen.

Haben Sie ähnlich wie Avantgarde spezifische Vorstellungen zur Gestaltung Ihrer Kommunikationsplattform auf Basis von Communote? Wir stehen Ihnen als kompetenter Partner für die Realisierung zur Seite.

Pressemitteilung Avantgarde:  Intranet à la Facebook und Twitter
Pressemitteilung Communote: Flow.Control in der Praxis: Avantgarde und Trendbüro setzen unternehmensweit auf Microblogging mit Communote

“Awareness schaffen mit Enterprise Microblogging – Wie Kurznachrichten zur besseren Kommunikation und Wissensaustausch im Unternehmen führen.“

Die leichtgewichtige Art von Microblogging motiviert zum Teilen von Wissen und Informationen. Mit Enterprise Microblogging ist es möglich in Teams zu Themen und Projekten offen und transparent zu kommunizieren. Eine persönliche Notiz oder eine Statusinformation kann so schnell mit anderen geteilt werden. Das stärkt nicht nur den Aufbau einer Wissens- und Informationsbasis sondern trägt auch zu einer besseren Vernetzung von Mitarbeitern im Unternehmen bei. Implizites Wissen wird so für andere sichtbar und kann somit am Anfang eines tiefergehenden Austausches stehen.

Praxisbeispiele, Erfahrungen und Analysen werden anhand der Nutzung von Communote – Enterprise Microblogging examplarisch vorgestellt.

Die I-KNOW ist mit rund 450 Teilnehmerinnen und Teilnehmern eine der größten und bedeutendsten Tagungen für Wissensmanagement und Wissenstechnologien in Europa. Neben einem englischsprachigen, wissenschaftlich ausgerichteten Vortragsprogramm bietet das I-KNOW Praxisforum Führungskräften, IT-Entscheider(n)Innen, Wissens-, Personal- und MedienmanagerInnen, Analyste(n)Innen und Technology Consultants ein umfassendes Repertoire an deutschsprachigen Praxisvorträgen aus der Wirtschaft. Im Rahmen der Tagung findet auch eine begleitende Ausstellung statt.

In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Digitalisierung von Mikroinformationen

Die Mehrzahl der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen und Kurzdokumentationen von Entscheidungen. Diese werden bisher als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch für eine spätere Nutzung verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Mikroinformationen können dort leicht und schnell eingestellt werden und sind sofort für den richtigen Empfängerkreis erreichbar. Das ermöglicht es, auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Verschiebung der genutzten Tools

Durch Microblogging verändert sich das Nutzungsverhalten vorhandener Kommunikationswerkzeuge wie Email, Blogs und Wikis. E-Mails werden entsprechend dem handschriftlichen Brief wieder stärker für die direkte, persönliche Kommunikation genutzt und damit entlastet. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände und werden für diese Aufgaben auch weiterhin in unseren Projekten genutzt. Klassische Blogs sind dahingehend der Platz für persönliche durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte.

Informiertheit

Unsere Kunden berichten uns regelmäßig, dass die massiv gesteigerte Informiertheit ihrer Anwender einer der großen Vorteile von Communote ist. Teammitglieder sind deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dieser Effekt wird dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden.

Effizientere Meetings und schnellere Reaktion

Der Zeitaufwand für Projektstatusmeetings nimmt durch Communote ab. Darüber hinaus sinkt nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch die generelle Notwendigkeit für zeitraubende Team-Sitzungen. Der eigentliche Sinn einer Besprechung liegt in der gemeinsamen Diskussion und Findung von wichtigen Entscheidungen. Viel zu oft nimmt allerdings das gegenseitige Auf-den-aktuellen-Stand-bringen den Großteil der Meeting-Zeit ein. Diese Funktion übernimmt Communote und sorgt so dafür, dass Meetings deutlich effizienter gestaltet werden können. Die erhöhte Informiertheit der Team-Mitglieder hat den weiteren Effekt, dass sie auf neue Entwicklungen viel früher reagieren können, als dies bisher der Fall ist.

Entlastung des Projektmanagers

Communote entlastet den Projektmanager in seiner Funktion als Kommunikationsvermittler, da Abstimmungen unaufgefordert direkt zwischen den Teammitgliedern stattfinden können. Des Weiteren entfallen Routineaufgaben wie das Anfordern und Abgleichen von Statusberichten. Mit Communote ist der aktuelle Stand des Projekts auf einen Blick erfassbar.

Knowledge Sharing

Für Projekte deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten: Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen, kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten. Wir beobachten, dass häufig Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommen und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Unsere Reihe zu Einsatzmöglichkeiten von Communote in Unternehmen wir demnächst fortgesetzt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.