Am vergangenen Freitag hatte ich die Gelegenheit, im Rahmen eines Vortrags auf der InterPM vorzustellen, wie Communote für ein Microblogging im Projektemanagement eingesetzt werden kann. Die Vortragsunterlagen stehen auf Slideshare bereit:

Microblogging stellt eine völlig neue Form der Kommunikation dar. Die Auswirkungen von Microblogging sind deshalb immer häufiger Gegenstand intensiver Diskussionen. Justin Franks vermutet in Anspielung auf Harvard-Professor Hansen, dass Microblogging die “Suchbarriere” in Organisationen senkt, während Stefan Hauptmann das Phänomen mit dem soziologischen Konzept der “unwahrscheinlichen Kommunikation” in Verbindung bringt.

In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert. (weiterlesen…)

Im letzten Posting haben wir grundsätzliche  Vorteile und Anwendungsfälle von Microsharing im Projektmanagement untersucht. Heute werden wir konkreter und zeigen, wie einfach die verschiedensten Aufgaben des Projektmanagements mit Communote unterstützt werden können.

Aufgaben zuweisen

Wie auch bei Twitter kann man in Communote das Kürzel @<username> verwenden, um eine Nachricht explizit zu adressieren. Jeder Nutzer kann als Empfänger selbst bestimmen, welche Reaktion Communote auf eine @-Erwähnung ausführen soll. Neben der Email-Benachrichtigung ist vor allem die schnelle Info über Instant Messaging (Jabber/XMPP) interessant.

Der große Vorteil dieser Form  der Aufgabenzuweisung liegt in der Transparenz. Nicht nur der Projektleiter und in diesem Fall @tom erfahren von der Aufgabe, sondern das gesamte Projektteam. Damit ist der Ansprechpartner klar. Außerdem können andere Teammitglieder ihr Wissen (in diesem Fall zu Herrn Miller oder das Unternehmen ABC) beisteuern.

Projektdokumentation aufbauen

Es geht sehr schnell und einfach, kurze Zusammenfassungen von Meetings oder anderen Gesprächen zu posten. Damit sind auch alle Stakeholder informiert, die nicht dabei waren. Weiterhin hilft ein Blick in Communote damit, Fakten aus der (vergessenen) Vergangenheit wieder zu beschaffen und sich selbst ins Gedächtnis zu rufen.

Diskussion

Gerade schwierige Projekte oder Projekte mit hohem Neuigkeitsgehalt leben von der Diskussion zwischen den Teammitgliedern. Besonders bei verteilten oder größeren Teams ist es sehr schwierig, gleichzeitig alle Mitglieder zu einem Meeting zu versammeln. Außerdem tauchen bei diesen wieder Schwierigkeiten wie die Tagesform jedes Einzelnen oder Hemmnisse auf. Communote eignet sich perfekt für die offene Diskussion unter den Teammitgliedern. Da Communote asynchrone Diskussionen ermöglicht, können auch abgerissene “Gespräche” wiederaufgenommen und fortgesetzt werden.

Wissensidentifikation

Communote wird sich in Ihrem Projekt schnell zur zentralen Kommunikations- und Wissensplattform entwickeln. Mit Fragen wie “Wer hat Erfahrung mit ITIL” müssen Sie  nicht mehr die Email-Postfächer fluten. Derjenige, der auf die Frage eine positive Antwort geben könnte, wird beim scannen der Nachrichten “hängen” bleiben und antworten. Alle anderen werden nicht belästigt.

Dokumentenmanagement

In jedem Communote-Posting können Dateianhänge verwendet werden. Damit eignet sich das Tool auch für ein einfaches Projekt-Dokumentenmanagement.

Multi-Projektmanagement

Communote ist eine Multi-Microblogging-Plattform. Sie können beliebig viele Microblogs starten und Nutzer hinzufügen. Damit bilden Sie verschiedenste Projekte auf einer Plattform ab. Der Multi-Projektmanager sieht dann die Postings aus allen seinen Projekten in einer integrierten Sicht auf einem Blick.

Im nächsten Beitrag werden wir über unsere Erfahrungen beim Einsatz von Communote in Projekten berichten und darüber wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

In Projekten ist klassischerweise ein Vielzahl an Informationen zu bewältigen. Erschwerend kommt noch hinzu, dass sich oftmals die Teammitglieder kaum kennen und räumlich getrennt arbeiten. Ein gemeines Verständnis vom Arbeitsgegenstand herzustellen oder sogar einen Team-Spirit zu etablieren, ist deshalb oft schwer. Microblogging kann hier ein sehr wertvolles Werkzeug sein. Durch die vielen kleinen informellen Informations-Häppchen erhalten die Teammitglieder ein Näher-Dran-Gefühl und entwickeln ein Bewusstsein für die Tätigkeiten ihrer Kollegen.

Einige weitere Argumente für den Einsatz von Communote als Kommunikationswerkzeug in Projekten haben wir in der folgenden Tabelle zusammengetragen:

Bei Communardo hat sich der Microblog zu einem unverzichtbaren Kommunikationswerkzeug in vielen Projekten entwickelt. In einem Folgebeitrag werden wir in Kürze vorstellen, wie man dabei vorgeht und wie die Nutzung von Communote die Kommunikation in unseren Projekten verändert.

Microblogging spielt vor allem dort seine Stärken aus, wo wissensintensiv gearbeitet wird. Das gilt natürlich auch und vor allem für den akademischen Bereich. Einer unserer Anwender, die Professur für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Chemnitz, hat bereits letzte Woche auf dem bekannten Touchbase-Blog die Anwendungspotenziale von Educational Microblogging vorgestellt.

Am Samstag wird die Forschungsgruppe auf dem Educamp in Ilmenau vertreten sein und sich mit anderen Dozenten über innovative Lehrkonzepte austauschen – eine gute Gelegenheit also für alle Interessierten, Erfahrungsberichte aus erster Hand zu hören.