Florian Häupl, Trendforscher und Consultant beim Trendbüro hat im Track “Potentiale von Micro-Blogging und -Sharing im Unternehmen” den Vortrag “Praxisbeispiel: Microsharing für das Trendmonitoring bei Avantgarde/Trendbüro” gehalten.

Wir freuen uns mit Ihnen zu Einsatzgebieten (Stichwort: Nutzungsoffenheit) und Erfahrungen mit Communote zu diskutieren und fordern Sie auf Ihre Erfahrungen und Learnings zu teilen.

Communote bietet durch ‘Nutzungsoffenheit’ vielfältige Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Wir sind selber immer wieder begeistert mit welchen Einsatzszenarien Kunden auf uns zukommen, bzw. Communote bei Kunden zum Einsatz kommt.

Beispielhaft möchten wir Ihnen den Einsatz von Communote in den folgenden Bereichen vorstellen:

Unternehmens-, Führungs- und Teamkommunikation

„… endlich kann ich die Belange meiner Mitarbeiter erkennen und auf einfache Weise Impulse über Hierarchiegrenzen hinweg setzen.“

Ihre Mitarbeiter sind genervt durch ständige CC E-Mails; dennoch finden wichtige Informationen nicht die richtigen Adressaten?

Mit Communote können Sie zielgerichtet mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren und öffnen einen Rückkanal für Feedback und Ideen, ein Erfolgsschlüssel für zufriedene Mitarbeiter. Dies ermöglicht Ihnen eine effektivere und persönlichere Ansprache der Mitarbeiter, die nicht nur bei der Kommunikation neuer Strategien und Geschäftsausrichtungen aktiviert und Impulse setzt.

Ideenaustausch

„… innerhalb kürzester Zeit erhalte ich Rückmeldung, Tipps, Hinweise und Hilfestellung.“

Viele kluge Köpfe arbeiten in einem Unternehmen, nur leider gelingt ein reger Austausch über Abteilungsgrenzen nur selten. Innovationskraft ist heute ein entschiedener Wettbewerbsvorteil in einer globalisierten Welt. Wie kann es deshalb gelingen Austausch und Innovationskraft im Unternehmen zu fördern?

Mit Communote bilden sich Netzwerke auch jenseits der internen Unternehmensgrenzen um Kompetenzen zu Themen und Projekten. Dies ermöglicht einen Ideenaustausch ohne Hürden und Administration. Auch bietet dies neue Perspektiven für das betriebliche Vorschlagswesen. Entscheidungen können beschleunigt und Problemlösungen für alle transparent aufgezeigt werden. Neue Themen und Ideen erhalten direktes Feedback.

Vertriebskommunikation

„… alle Beteiligten bekommen die wichtigen Themen tatsächlich mit, Informationen verschwinden  nicht mehr in persönlichen Postfächern…“

Vertrieb ist die Schlüsselposition in Ihrem Unternehmen und der direkte Draht zu Ihren Kunden. Nur leider -oder zum Glück- sind Vertriebsmitarbeiter sehr oft unterwegs, so dass Ihnen die Einbindung in das Unternehmen und den Fachabteilungen fehlt.

Mit Communote erreichen Sie die Integration Ihrer Vertriebsorganisation in das Unternehmen hinein. Kundenfeedback und Anforderungen werden so sichtbar. Leistungsfähigkeit und Lösungskompetenz erreichen direkt den Kunden. Fachabteilungen ist es möglich besser Kundenanforderungen zu verstehen und umzusetzen. Die Bereitstellung von direkten Kundeninformationen durch den Vertrieb ermöglicht eine bessere Kunden- und Marktorientierung die Ihrem Unternehmen den entscheidenden Wettbewerbsvorteil verschafft.

Kommunikation mit Partnern

„… Partner und Lieferanten können so in meine Projekte eingebunden werden als wären sie Vor-Ort …“

Nutzen Sie Communote um enger mit Ihren Partnern in der Lieferkette zusammenzuarbeiten. Binden Sie auch externe in Ihre Projekte und Themen ein und profitieren Sie durch die Stärke der informellen Kommunikation.

Die Communardo Software GmbH war gemeinsam mit Jens Bemme, Biotype Diagnostic GmbH (aus Anwendersicht) und Martin Böhringer, TU Chemnitz (aus Anwender sowie wissenschaftlicher Sicht) mit einem Vortrag zu „Microblogging statt E-Mail – Unterstützung kreativer und unstrukturierter Prozesse mit Social Software“ vertreten.

Gerade Wissensarbeit wird dominiert von informeller Kommunikation und unstrukturierten (ad-hoc) Prozessen. In der informellen Kommunikation dominiert insbesondere E-Mail als Standard-Tool mit den bekannten Schwächen: eingeschränkter Empfängerkreis, Nicht-Erreichbarkeit von Ansprechpartnern, Überflutung von Informationen durch Massenverteiler. E-Mail entpuppt sich damit oftmals als Senke für Informationen, die nur unzureichend weitergegeben werden bzw. nicht den eigentlichen Empfänger erreichen.

Twitter und ähnliche Mircobloggingdienste haben sich in den letzten zwei Jahren als sehr effektive Kommunikationsmittel auch gerade zu ad-hoc Themen herausgebildet. Z.B. ist der Einsatz eines #Hashtags wie #knowtech2010 auf Konferenzen sehr beliebt um in Echtzeit die Stimmung der Konferenzteilnehmer sowie Feedback zur Konferenz und zu den Vorträgen miteinander zu teilen.

Ein weiteres Beispiel zeigt wie schnell sich ganz spontan Themen bilden die über Hashtags gebündelt werden können. So hat sich beim Ausbruch des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull zur Koordination von Mitfahrgelegenheiten und zum Austausch von Informationen zu ausgefallenen Flügen der Hashtag #ashtag entwickelt. Twitter hat sich somit innerhalb kürzester Zeit als zentrale Austausch- und Informationsplattform entwickelt.

Für die Anwendung im Unternehmen lassen sich bei Einsatz von unternehmensinternen Microbloggingsystemen wie Communote – Enterprise Microblogging ganz ähnliche Einsatzgebiete identifizieren. Der Vorteil von Microblogging liegt hier insb. in der zentralen und für alle verfügbaren Netzwerk-Kommunikation. Hier ist es gar nicht mehr erforderlich Informationsmittler einzuschalten, da die Information direkt zwischen den Akteuren stattfindet. Durch den Einsatz von Tags sowie die ad-hoc Einrichtung von Themenbereichen werden Informationen direkt strukturiert und bleiben auf Dauer abruf- und nutzbar.

Interaktionsmuster können z.B. Status- und Ereignisberichte, Fragen und Antworten, Problemlösungen, Ideen, Feedback und Eskalationen sein.

Das Potenial von Kommunikation kann durch den Einsatz von Enterprise Microblogging viel besser und effizienter genutzt werden. Probieren Sie es in Ihrem Team, Abteilung und Unternehmen aus!

Dirk Röhrborn hat am Freitag auf dem Knowledgecamp / Twitter (#gkc09) in Karlsruhe zum Thema Einsatz von Microblogging im Wissensmanagment eine Session gehalten, die auch per Livestream übertragen worden ist. Der Mitschnitt ist hier zu finden.
Im Vorfeld hierzu hat er das Nutzungsverhalten unseres Enterprise Microblogging Dienstes Communote analysiert, das seit exakt einem Jahr im internen Einsatz bei Communardo ist. Die ausführliche Analyse des Nutzungsverhalten findet sich im Humannetworkcompetenceblog. Eine gute Zusammenfassung des Knowledgecamp mit Interviews (u.a. Dirk Röhrborn Minute 24:32) von Lutzland ist als Video bei YouTube zu finden.

Am Donnerstag war ich auf der TweetAkademie / Twitter (#tweetmuc) im Siemens Forum, München. Die TweetAkademie ist eine sehr interessante Veranstaltungsreihe rund um das Twittern speziell aus Business-Sicht. Neben den vorgestellten Möglichkeiten der Unternehmenskommunikation über SocialMedia insb. Twitter im Web2.0 habe ich die Enterprise 2.0 Sicht zur Nutzung von „Twittern hinter der Firewall – Die Revolution der Kommunikation im Unternehmen“  eingebracht. Ich bin auf Anwendungsfälle von Enterprise Microblogging und unseren Erfahrungen im Einsatz mit Communote eingegangen. Einige Impressionen des Semiars sind bei flickr zu finden.

Schwerpunkt war das Thema Microblogging in Teams. Genauer gesagt: der interne Einsatz von Microblogging im Unternehmen sowie die Kommunikation über Twitter nach aussen. Hierzu gab eine Vorstellung von CoTweet durch Dieter Scholt. Vorgestellt wurden Twitteraccounts von Unternehmen die bereits erfolgreich von Teams betreut werden. An Beispielen wurde gezeigt wie man gemeinsam effektiv im Team mehrere Twitteraccounts managen und schnell auf Fragen und Meinungen aus der “Twittosphäre” antworten kann.

In meinem Vortrag ging es die Vorstellung von Enterprise Microblogging im Unternehmen und unseren Erfahrungen bei Communardo.

Im Mittelpunkt von Communote steht der formlose und unmittelbare Austausch von Informationsschnipsel innerhalb von Teams zu Themen und Projekten. Dies erfolgt in geschlossenen oder offenen themen- bzw. projektbasierten Mikroblogs. Neben Textnachrichten lassen sich auch Links und Dokumente einfach miteinander teilen. Informationen werden somit im Unternehmen besser zugänglich und Mitarbeiter können sich schnell und einfach aktiv einbringen. Eine vollständige und tranzparente Dokumentation erfolgt quasi nebenbei und ohne Zusatzaufwand. Im Gegensatz zu Blogs und Wikis ist die Hemmschwelle sich an Microblogging zu beteiligen viel geringer.

In meiner Live Demonstration habe ich einen kurzen Einblick in unserer Communardo Communote gegeben. Ausserdem gab es eine Preview auf unser neues Vista Widget sowie den mobilen Zugang zu Communote über Blackberry und iPhone. Die Integration von Microblogging in eine vorhandene Kommunikationslandschaft ist aus unserer Sicht sehr wichtig. Bei Communardo ist Communote deshalb in das Firmenwiki auf Basis von Atlassian Confluence voll integriert. Diese Möglichkeit besteht ebenfalls für die Einbindung in Microsoft SharePoint.

Gute Einsatzbeispiele für den Einsatz von Microblogging im Unternehmen sind aus unserer Erfahrung: Projektmanagement, Innovationsmanagement, Vertrieb und Führung.

Dank an alle Teilnehmer für die gute Diskussion über den Einsatz von Microblogging im Unternehmen.

Michaela Schröter hat zum gestrigen Abend im Personalmarketingblog eine schöne Zusammenfassung geschrieben. Auch die Autorin des deutschen Zusatzkapitel vom Twitterbuch aus dem O’Reilly Verlag hat hier Ihre Eindrücke geschildert.

In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Digitalisierung von Mikroinformationen

Die Mehrzahl der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen und Kurzdokumentationen von Entscheidungen. Diese werden bisher als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch für eine spätere Nutzung verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Mikroinformationen können dort leicht und schnell eingestellt werden und sind sofort für den richtigen Empfängerkreis erreichbar. Das ermöglicht es, auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Verschiebung der genutzten Tools

Durch Microblogging verändert sich das Nutzungsverhalten vorhandener Kommunikationswerkzeuge wie Email, Blogs und Wikis. E-Mails werden entsprechend dem handschriftlichen Brief wieder stärker für die direkte, persönliche Kommunikation genutzt und damit entlastet. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände und werden für diese Aufgaben auch weiterhin in unseren Projekten genutzt. Klassische Blogs sind dahingehend der Platz für persönliche durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte.

Informiertheit

Unsere Kunden berichten uns regelmäßig, dass die massiv gesteigerte Informiertheit ihrer Anwender einer der großen Vorteile von Communote ist. Teammitglieder sind deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dieser Effekt wird dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden.

Effizientere Meetings und schnellere Reaktion

Der Zeitaufwand für Projektstatusmeetings nimmt durch Communote ab. Darüber hinaus sinkt nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch die generelle Notwendigkeit für zeitraubende Team-Sitzungen. Der eigentliche Sinn einer Besprechung liegt in der gemeinsamen Diskussion und Findung von wichtigen Entscheidungen. Viel zu oft nimmt allerdings das gegenseitige Auf-den-aktuellen-Stand-bringen den Großteil der Meeting-Zeit ein. Diese Funktion übernimmt Communote und sorgt so dafür, dass Meetings deutlich effizienter gestaltet werden können. Die erhöhte Informiertheit der Team-Mitglieder hat den weiteren Effekt, dass sie auf neue Entwicklungen viel früher reagieren können, als dies bisher der Fall ist.

Entlastung des Projektmanagers

Communote entlastet den Projektmanager in seiner Funktion als Kommunikationsvermittler, da Abstimmungen unaufgefordert direkt zwischen den Teammitgliedern stattfinden können. Des Weiteren entfallen Routineaufgaben wie das Anfordern und Abgleichen von Statusberichten. Mit Communote ist der aktuelle Stand des Projekts auf einen Blick erfassbar.

Knowledge Sharing

Für Projekte deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten: Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen, kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten. Wir beobachten, dass häufig Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommen und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Unsere Reihe zu Einsatzmöglichkeiten von Communote in Unternehmen wir demnächst fortgesetzt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Aufgaben zuweisen

Wie auch bei Twitter kann man in Communote das Kürzel @<username> verwenden, um eine Nachricht explizit zu adressieren. Jeder Nutzer kann als Empfänger selbst bestimmen, welche Reaktion Communote auf eine @-Erwähnung ausführen soll. Neben der Email-Benachrichtigung ist vor allem die schnelle Info über Instant Messaging (Jabber/XMPP) interessant.

Der große Vorteil dieser Form  der Aufgabenzuweisung liegt in der Transparenz. Nicht nur der Projektleiter und in diesem Fall @tom erfahren von der Aufgabe, sondern das gesamte Projektteam. Damit ist der Ansprechpartner klar. Außerdem können andere Teammitglieder ihr Wissen (in diesem Fall zu Herrn Miller oder das Unternehmen ABC) beisteuern.

Projektdokumentation aufbauen

Es geht sehr schnell und einfach, kurze Zusammenfassungen von Meetings oder anderen Gesprächen zu posten. Damit sind auch alle Stakeholder informiert, die nicht dabei waren. Weiterhin hilft ein Blick in Communote damit, Fakten aus der (vergessenen) Vergangenheit wieder zu beschaffen und sich selbst ins Gedächtnis zu rufen.

Diskussion

Gerade schwierige Projekte oder Projekte mit hohem Neuigkeitsgehalt leben von der Diskussion zwischen den Teammitgliedern. Besonders bei verteilten oder größeren Teams ist es sehr schwierig, gleichzeitig alle Mitglieder zu einem Meeting zu versammeln. Außerdem tauchen bei diesen wieder Schwierigkeiten wie die Tagesform jedes Einzelnen oder Hemmnisse auf. Communote eignet sich perfekt für die offene Diskussion unter den Teammitgliedern. Da Communote asynchrone Diskussionen ermöglicht, können auch abgerissene “Gespräche” wiederaufgenommen und fortgesetzt werden.

Wissensidentifikation

Communote wird sich in Ihrem Projekt schnell zur zentralen Kommunikations- und Wissensplattform entwickeln. Mit Fragen wie “Wer hat Erfahrung mit ITIL” müssen Sie  nicht mehr die Email-Postfächer fluten. Derjenige, der auf die Frage eine positive Antwort geben könnte, wird beim scannen der Nachrichten “hängen” bleiben und antworten. Alle anderen werden nicht belästigt.

Dokumentenmanagement

In jedem Communote-Posting können Dateianhänge verwendet werden. Damit eignet sich das Tool auch für ein einfaches Projekt-Dokumentenmanagement.

Multi-Projektmanagement

Communote ist eine Multi-Microblogging-Plattform. Sie können beliebig viele Microblogs starten und Nutzer hinzufügen. Damit bilden Sie verschiedenste Projekte auf einer Plattform ab. Der Multi-Projektmanager sieht dann die Postings aus allen seinen Projekten in einer integrierten Sicht auf einem Blick.

Im nächsten Beitrag werden wir über unsere Erfahrungen beim Einsatz von Communote in Projekten berichten und darüber wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Einige weitere Argumente für den Einsatz von Communote als Kommunikationswerkzeug in Projekten haben wir in der folgenden Tabelle zusammengetragen:

Bei Communardo hat sich der Microblog zu einem unverzichtbaren Kommunikationswerkzeug in vielen Projekten entwickelt. In einem Folgebeitrag werden wir in Kürze vorstellen, wie man dabei vorgeht und wie die Nutzung von Communote die Kommunikation in unseren Projekten verändert.

Microblogging spielt vor allem dort seine Stärken aus, wo wissensintensiv gearbeitet wird. Das gilt natürlich auch und vor allem für den akademischen Bereich. Einer unserer Anwender, die Professur für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Chemnitz, hat bereits letzte Woche auf dem bekannten Touchbase-Blog die Anwendungspotenziale von Educational Microblogging vorgestellt.

Am Samstag wird die Forschungsgruppe auf dem Educamp in Ilmenau vertreten sein und sich mit anderen Dozenten über innovative Lehrkonzepte austauschen – eine gute Gelegenheit also für alle Interessierten, Erfahrungsberichte aus erster Hand zu hören.