Viel ist passiert in den letzten beiden Jahren. Im Frühjahr und Sommer 2008 wurde die erste Betaversion der Software entwickelt, welche Anfang Oktober 2008 einer ersten Gruppe interessierter Nutzer vorgestellt worden ist. Von Beginn an wurde Communote von vielen Anwendern genutzt, nicht nur bei Communardo. Dank des vielen hilfreichen Hinweise, die wir von den ersten Nutzern erhalten haben konnte unser Entwicklungsteam in den folgenden Monaten die Software stark erweitern und verbessern.

Der Marktstart der kommerziellen Version in diesem Jahr wurde zum nächsten wichtigen Meilenstein. Die Anzal der Kunden ist seither kontinuierlich gestiegen. Wir haben Communote einer Vielzahl von Interessenten auf Messen und Veranstaltungen in Deutschland vorgstellt. Interessanterweise haben wir eine wichtige Veränderung ausgemacht. Im Jahr 2009 mussten wir immer noch vielen Gesprächspartnern aus traditionellen Unternehmen erklären, worum es bei Twitter und Microblogging überhaupt geht. In diesem Jahr jedoch kamen immer mehr Geschäftsleute auf uns zu um nachzufragen, wie man mit Communote und Microblogging am besten die interne Kommunikation im Unternehmen voranbringen kann. Was für ein Unterschied innerhalb weniger Monate!

Noch spannender war es für uns zu beobachten, auf welche unterschiedliche Arten und Weisen unsere Kunden Communote für ihre tägliche Arbeit einsetzen. Während die Projektkommunikation und die interne Firmenkommunikation weit verbreitete Anwendungsfälle sind gibt es auch viele andere Einsatzmöglichkeiten in Vertrieb, Führung, Innovation und z.B. auch als zentrale Intranet-Plattform und als Arbeitsbereich für firmenübergreifende Einkaufspartnerschaften zu nennen.

Außerdem wurden einige wissenschaftliche Untersuchungen an unserer eigenen internen Microblogging Datenbasis durchgeführt. Die von Alexander Richter und Kai Riemer im Beitrag “Enterprise Microblogging: Procrastination or productive use” veröffentlichten Ergebnisse sind sehr lesenswert!

Diese Erkenntnisse haben uns auch dabei geholfen, besser zu verstehen, was Communote von seinen Wettbewerbern unterscheidet. Während viele andere Microbloggingsysteme, z.B. Yammer, sich hauptsächlich auf das Social Networking zwischen Mitarbeitern konzentrieren hilft Communote zusätzlich vor allem auch bei der Bewältigung der täglichen Arbeit (engl. “getting things done”). Im Communote Video wird erklärt, wie das geht.

Ein herzliches Dankeschön an alle: Kunden, Nutzer, Entwickler, Freunde und Kritiker. Euer Feedback hat Communote zu dem geformt, was es heute ist. Man sagt, zwei Jahre im wirklichen Leben entsprechen 14 Jahren im Internet. Also, liebes Communote, Du bist noch längst nicht erwachsen. Wir sind begeistert, Dich wachsen zu sehen. Nebenbei gesagt, es wird in Kürze eine neue, noch bessere, Version angekündigt …

Dieser Artikel stellt die neuen Funktionalitäten vor. Diese sind insbesondere:

• Neu gestaltete Weboberfläche
• Navigation mit Tabs
• Neuer Editor
• Diskussionspfade
• Öffentliche Nachrichten ohne Blog
• Direkte Hyperlinks zu Inhalten
• Nutzerprofile
• Downloadseite für mobile Clients und Widgets

Neu gestaltete Weboberfläche

Dies war wohl die größte Herausforderung der neuen Version! Für die Nutzer von Communote bedeutet das neue Nutzerinterface auch ein neues Gefühl im Umgang. Wir wollten nicht nur Communote frischer und heller machen. Es war auch einerseits unser Ziel, den Nachrichtenstrom ohne Ablenkungen flüssiger lesbar und das Erstellen neuer Nachrichten einfacher zu gestalten als zuvor. Auf der anderen Seite sollten die vielen hilfreichen Zusatzfeatures bei Bedarf direkt verfügbar sein. Wir haben bereits viel positives Feedback erhalten. Überzeugen Sie sich selbst und registrieren Sie sich für einen Demo-Zugang oder einen Kunden-Zugang.

Navigation mit Tabs

Von anderen Webanwendungen haben wir gelernt, das Tabs helfen können, unterschiedliche Sichten auf die Inhalte besser zu beherrschen. Daher nutzen wir nun Tabs, um Sichten wie “Alle Notizen”, “Blog” oder Antworten “@meinNutzerName” zugänglich zu machen. Weitere Tabs folgen in Kürze. Sie dürfen gespannt sein.

Verbesserter Editor

Unsere Anwender lieben die Möglichkeiten, mehr als 140 Zeichen nutzen zu können, Nachrichten zu formatieren, im Text via #Tags Schlagworte zu vergeben und Nutzer mit @alias über eine Nachricht zu informieren. Daher haben wir uns einer wichtigen Komponente, dem Editor, angenommen und haben auch dort Tabs verwendet, um Funktionen wie Tags, Blogauswahl, Nutzerauswahl und Dateiupload  zum einen der Übersichtlichkeit halber zu verbergen und zum anderen über Tabs leicht zugänglich zu gestalten.

Diskussionspfade

Die Unterstützung direkter Antworten und die Anzeige in hierarchischen Diskussionspfaden war eine der zentralen Forderungen unserer aktiven Anwender. Dem haben wir entsprochen.

In Communote können Sie Ihre Kommentare nun direkt unterhalb eines Eintrags erstellen. Tags und die Benachrichtigung des Autors per @alias erfolgen dabei automatisch. Die Struktur einer Diskussion wird in der Datenbank vorgehalten, wodurch dieses nun als (klappbarer) Baum angezeigt werden kann.

Öffentliche Nachrichten ohne Blog

Die Strukturierung von Communote in getrennte Microblogs für Themen, Projekte und Teams ist eine unserer wichtigsten Unternehmensfunktionen. Andererseits ist es manchmal etwas zu aufwändig gewesen, kurze Nachrichten einzustellen, die einfach jeder lesen darf oder soll. Daher haben wir die “öffentlichen” Nachrichten eingeführt. Das bedeutet, dass Nachrichten, die nicht direkt einem Microblog zugeordnet sind, für alle Nutzer unter “Alle Notizen” zu finden sind. Dies wird auch den Start für neue Nutzer erleichtern.

Sie mögen diese Funktion nicht wirklich? Kein Problem, der Systemadministrator kann die “öffentlichen Nachrichten” deaktivieren.

Direkte Hyperlinks zu Inhalten

Ein Communote Microblog kann eine wertvolle Informationsquelle sein. Zu dumm, dass man bisher keine direkten Hyperlinks zu Communote-Inhalte setzen konnte – bis zur neuen Version. Ab jetzt können direkte Links zu Einträgen, Blogs oder Nutzern verwendet werden. Das Format ist denkbar einfach, z.B. /portal/blogs/myblog für einen Microblog und /portal/blogs/myblog/123 für eine Notiz (mit Id 123) oder /portal/users/mac für den Nutzer @mac. Die permanenten URLs finden Sie hinter dem Datum eines Eintrags. Für Nutzer und Blog gilt entsprechendes.

Weiterhin sollte erwähnt werden, dass #tags und @alias Einträge im Text jetzt mit Hyperlinks für leichteres Filtern hinterlegt sind.

Nutzerprofile

Die Kontaktdaten eines Nutzern können nun über ein Kontextmenü aufgerufen werden, welches erscheint, wenn man mit der Maus über das Foto eines Nutzers fährt. Daraufhin wird im oberen Bildschirmbereich ein Nutzerprofil angezeigt. Dieses ist noch etwas einfach, aber Ergänzungen daran soll es in Zukunft geben.

Das Einschieben von Elementen zur Bearbeitung im oberen Bildschirmbereich ist ein weiteres Design-Paradigma, welches zukünftig noch öftern zum Einsatz kommen wird.

Downloadseite

Zu guter Letzt ist vom Seitenkopf aus eine neue Downloadseite erreichbar. Auf dieser Seite kann man:

• die jeweils aktuellste, vorkonfigurierte Version des Java-basierten mobilen Clients herunterladen, z.B. für Blackberry oder Nokia Telefone.
• die Adressen der für den Einsatz auf mobilen Endgeräten optimierten Webinterfaces bzw. Widgets herunterladen, z.B. für den Einsatz auf dem Apple iPod.

Danke, Communote Entwickler!

Es war eine Menge Arbeit, diese neue Version zu verwirklichen. Daher an dieser Stelle ein großes Dankeschön an alle unsere Entwickler und Unterstützer: Torsten, Ronny, Detlef, Christopher, Falk, Niels, Adrian, Rene, Lukas, Tobias & Tobias, Markus, Enrico, Nils und Jens! (Bitte nicht hauen, wenn ich jemanden vergessen haben sollte!)

Das Team ist immer noch sehr fleißig. In einem der nächsten Blogbeiträge erfahren Sie mehr über die geplanten Funktionalitäten für Communote. Seien Sie gespannt.

Jetzt sind Sie an der Reihe

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, ob Sie die neue Communote Version mögen oder was wir noch besser machen könnten. Bitte nutzen Sie den Feedback-Link in der Anwendung oder hinterlassen Sie einen Kommentar auf dieser Seite.

Um einen Blick auf Communote zu werfen, sichern Sie sich einfach einen eigenen Kundenzugang und profitieren Sie von 3 Monaten kostenfreier Nutzung oder melden Sie sich für einen Demo-Zugang an. Alternativ können Sie sich auch unser Screencast Demo Video auf der Homepage ansehen, welches eine kurze Einführung in die Anwendung von Communote gibt. Wenn Sie einen breiteren Überblick über Enterprise Microblogging erhalten möchten, dann empfehlen wir Ihnen unser brandneues Communote Video und die Präsentation “Die Revolution der Kommunikation im Unternehmen” und unsere Communote Anwendungsfälle.

Communardo setzt mit neuem Release auf Sicherheit, Integration und neue Funktionalitäten

Dresden, 20. Oktober 2009 – Die Communardo Software GmbH, ein Spezialist für Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen, stellt vom 20. bis zum 22. Oktober 2009 auf der discuss & discover ein neues Release seiner Enterprise Microblogging-Lösung Communote vor. Es bietet eine verbesserte Benutzeroberfläche, neue Funktionalitäten und lässt sich ab sofort nahtlos in bestehende Kommunikations- und Informationsportale wie Microsoft Office SharePoint Server und Atlassian Confluence integrieren. Mit dem mobilen Client für Blackberry, iPhone und andere Smartphones kann man – auch das ist neu – von überall und jederzeit Informationen abrufen und Nachrichten senden.

Bei Microblogging denken die meisten Nutzer zunächst an Twitter. Im Gegensatz zu diesem eher informell genutzten Tool muss Microblogging in Unternehmen aber sehr viel mehr können: Es sollte sich optimal in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen, alle Posts müssen eindeutig Projekten zuzuordnen und nachvollziehbar sein und nicht immer macht es Sinn, einen Microblog für alle Mitarbeiter zu öffnen. „Communardo ist seit Jahren darauf spezialisiert, die Zusammenarbeit in Unternehmen effizienter zu gestalten. Deswegen wussten wir bei der Entwicklung von Communote genau, welche praktischen Anforderungen zum Beispiel bei der Kommunikation und Zusammenarbeit von verteilten Teams bestehen“, erklärt Jens Osthues, Teamleiter Online Services.

Communote ist daher ein speziell für den Einsatz in Unternehmen konzipierter Microblogging-Dienst auf Basis von Java-Technologie. Ähnlich wie Twitter ermöglicht dieser Kommunikationskanal, „Informationsschnipsel“ innerhalb von Teams und Projekten schnell und einfach auszutauschen. Gleichzeitig lassen sich neben Textnachrichten auch Links und Dokumente miteinander teilen. Ob die themen- bzw. projektbasierten Microblogs dabei offen oder geschlossen gepflegt werden, lässt sich individuell gestalten. Das kommt den
Vertraulichkeits-, Compliance- und Datenschutzanforderungen der Unternehmen entgegen, ebenso wie die Lizenzversion, die Communardo neben der SaaS- (Software as a service) Lösung anbietet.

Insbesondere Unternehmen in wissensintensiven Branchen profitieren in vielerlei Hinsicht von Communote: „Noch nie war es so wichtig, das Wissen aller Mitarbeiter schnell und über alle Hierarchie- und Fachgrenzen hinweg zu aktivieren. Dabei ist die Hemmschwelle, sich am internen Microblogging zu beteiligen, um ein Vielfaches geringer als sich z.B. bei Blogs und Wikis“, weiß Jens Osthues. „Für Unternehmen, die ihre Prozesse und ihre Kommunikation mit intelligenten Web 2.0-Tools effizienter gestalten, zahlt sich das auch in finanzieller Hinsicht aus.“

Communardo ist vom 20. bis 22. Oktober auf der Münchener Messe discuss & discover in Halle B, Stand 305 E im Themenpavilion „Mobility & Collaboration“ vertreten; außerdem mit Lösungen für Unternehmensportale und Wissensmanagement auf dem Microsoft Partnerstand in Halle B, Stand 302.

Über Communardo:

Die Communardo Software GmbH mit Sitz in Dresden ist Anbieter von Softwarelösungen und IT-Beratung für Content & Knowledge Management, Team Collaboration und Enterprise 2.0. Das Unternehmen wurde im Jahr 2001 gegründet und ist seitdem stark gewachsen: Aktuell beschäftigt Communardo über 160 Mitarbeiter. Die Kundenbasis umfasst sowohl Großkonzerne als auch mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Branchen sowie die öffentliche Verwaltung. Communardo ist Microsoft Gold Certified Partner und Partner von Atlassian.

Weitere Informationen unter: www.communardo.de und www.communote.com

Pressebüro:

K12 Agentur für Kommunikation und Innovation GmbH
Carina Waldhoff
Charlottenstrasse 43
D-40210 Düsseldorf
Fon +49 (0)211-598816-35
Fax +49 (0)211-598816-99
Mob +49 (0)176-64387033
Email carina.waldhoff@k-zwoelf.com

In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Digitalisierung von Mikroinformationen

Die Mehrzahl der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen und Kurzdokumentationen von Entscheidungen. Diese werden bisher als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch für eine spätere Nutzung verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Mikroinformationen können dort leicht und schnell eingestellt werden und sind sofort für den richtigen Empfängerkreis erreichbar. Das ermöglicht es, auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Verschiebung der genutzten Tools

Durch Microblogging verändert sich das Nutzungsverhalten vorhandener Kommunikationswerkzeuge wie Email, Blogs und Wikis. E-Mails werden entsprechend dem handschriftlichen Brief wieder stärker für die direkte, persönliche Kommunikation genutzt und damit entlastet. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände und werden für diese Aufgaben auch weiterhin in unseren Projekten genutzt. Klassische Blogs sind dahingehend der Platz für persönliche durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte.

Informiertheit

Unsere Kunden berichten uns regelmäßig, dass die massiv gesteigerte Informiertheit ihrer Anwender einer der großen Vorteile von Communote ist. Teammitglieder sind deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dieser Effekt wird dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden.

Effizientere Meetings und schnellere Reaktion

Der Zeitaufwand für Projektstatusmeetings nimmt durch Communote ab. Darüber hinaus sinkt nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch die generelle Notwendigkeit für zeitraubende Team-Sitzungen. Der eigentliche Sinn einer Besprechung liegt in der gemeinsamen Diskussion und Findung von wichtigen Entscheidungen. Viel zu oft nimmt allerdings das gegenseitige Auf-den-aktuellen-Stand-bringen den Großteil der Meeting-Zeit ein. Diese Funktion übernimmt Communote und sorgt so dafür, dass Meetings deutlich effizienter gestaltet werden können. Die erhöhte Informiertheit der Team-Mitglieder hat den weiteren Effekt, dass sie auf neue Entwicklungen viel früher reagieren können, als dies bisher der Fall ist.

Entlastung des Projektmanagers

Communote entlastet den Projektmanager in seiner Funktion als Kommunikationsvermittler, da Abstimmungen unaufgefordert direkt zwischen den Teammitgliedern stattfinden können. Des Weiteren entfallen Routineaufgaben wie das Anfordern und Abgleichen von Statusberichten. Mit Communote ist der aktuelle Stand des Projekts auf einen Blick erfassbar.

Knowledge Sharing

Für Projekte deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten: Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen, kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten. Wir beobachten, dass häufig Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommen und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Unsere Reihe zu Einsatzmöglichkeiten von Communote in Unternehmen wir demnächst fortgesetzt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

Aufgaben zuweisen

Wie auch bei Twitter kann man in Communote das Kürzel @<username> verwenden, um eine Nachricht explizit zu adressieren. Jeder Nutzer kann als Empfänger selbst bestimmen, welche Reaktion Communote auf eine @-Erwähnung ausführen soll. Neben der Email-Benachrichtigung ist vor allem die schnelle Info über Instant Messaging (Jabber/XMPP) interessant.

Der große Vorteil dieser Form  der Aufgabenzuweisung liegt in der Transparenz. Nicht nur der Projektleiter und in diesem Fall @tom erfahren von der Aufgabe, sondern das gesamte Projektteam. Damit ist der Ansprechpartner klar. Außerdem können andere Teammitglieder ihr Wissen (in diesem Fall zu Herrn Miller oder das Unternehmen ABC) beisteuern.

Projektdokumentation aufbauen

Es geht sehr schnell und einfach, kurze Zusammenfassungen von Meetings oder anderen Gesprächen zu posten. Damit sind auch alle Stakeholder informiert, die nicht dabei waren. Weiterhin hilft ein Blick in Communote damit, Fakten aus der (vergessenen) Vergangenheit wieder zu beschaffen und sich selbst ins Gedächtnis zu rufen.

Diskussion

Gerade schwierige Projekte oder Projekte mit hohem Neuigkeitsgehalt leben von der Diskussion zwischen den Teammitgliedern. Besonders bei verteilten oder größeren Teams ist es sehr schwierig, gleichzeitig alle Mitglieder zu einem Meeting zu versammeln. Außerdem tauchen bei diesen wieder Schwierigkeiten wie die Tagesform jedes Einzelnen oder Hemmnisse auf. Communote eignet sich perfekt für die offene Diskussion unter den Teammitgliedern. Da Communote asynchrone Diskussionen ermöglicht, können auch abgerissene “Gespräche” wiederaufgenommen und fortgesetzt werden.

Wissensidentifikation

Communote wird sich in Ihrem Projekt schnell zur zentralen Kommunikations- und Wissensplattform entwickeln. Mit Fragen wie “Wer hat Erfahrung mit ITIL” müssen Sie  nicht mehr die Email-Postfächer fluten. Derjenige, der auf die Frage eine positive Antwort geben könnte, wird beim scannen der Nachrichten “hängen” bleiben und antworten. Alle anderen werden nicht belästigt.

Dokumentenmanagement

In jedem Communote-Posting können Dateianhänge verwendet werden. Damit eignet sich das Tool auch für ein einfaches Projekt-Dokumentenmanagement.

Multi-Projektmanagement

Communote ist eine Multi-Microblogging-Plattform. Sie können beliebig viele Microblogs starten und Nutzer hinzufügen. Damit bilden Sie verschiedenste Projekte auf einer Plattform ab. Der Multi-Projektmanager sieht dann die Postings aus allen seinen Projekten in einer integrierten Sicht auf einem Blick.

Im nächsten Beitrag werden wir über unsere Erfahrungen beim Einsatz von Communote in Projekten berichten und darüber wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Einige weitere Argumente für den Einsatz von Communote als Kommunikationswerkzeug in Projekten haben wir in der folgenden Tabelle zusammengetragen:

Bei Communardo hat sich der Microblog zu einem unverzichtbaren Kommunikationswerkzeug in vielen Projekten entwickelt. In einem Folgebeitrag werden wir in Kürze vorstellen, wie man dabei vorgeht und wie die Nutzung von Communote die Kommunikation in unseren Projekten verändert.

Unsere Teammitglieder Andreas und Enrico haben eine erste Preview-Version des Communote Mobile Clients letzte Woche auf dem MobileCamp in Dresden vorgestellt. Auf ihren Folien finden sich weitere Hintergrundinformationen zur mobilen Microblogging-Nutzung:

Microblogging spielt vor allem dort seine Stärken aus, wo wissensintensiv gearbeitet wird. Das gilt natürlich auch und vor allem für den akademischen Bereich. Einer unserer Anwender, die Professur für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Chemnitz, hat bereits letzte Woche auf dem bekannten Touchbase-Blog die Anwendungspotenziale von Educational Microblogging vorgestellt.

Am Samstag wird die Forschungsgruppe auf dem Educamp in Ilmenau vertreten sein und sich mit anderen Dozenten über innovative Lehrkonzepte austauschen – eine gute Gelegenheit also für alle Interessierten, Erfahrungsberichte aus erster Hand zu hören.

Eines unserer Hauptexponate wird Communote und dessen Einsätzfälle in Unternehmen sein. Wenn Sie die Gelegenheit nutzen möchten, Communote auf der Cebit zu sehen und mit uns zu sprechen dann freuen wir uns über eine Nachricht zur Terminvereinbarung via e-mail oder twitter.

Communote wird auch Teil eines Vortrags von Dirk Röhrborn zum Thema “Microsharing im Unternehmen: Wie Dokumentieren und Lernen Teil der täglichen Arbeit wird” auf dem Forum “Learning & Knowledge Solutions” am Mittwoch, 4. März um 13:00 in Halle 6 Stand B 34 sein.

Benötigen Sie noch ein kostenfreies Cebit-Ticket? Wir haben für Sie einige Tickets reserviert und senden diese auf Anforderungen gern zu. Wir freuen uns auf Ihren Besuch.