Auf dem Weg zum Social Business: Gibt es ein Leben nach der E-Mail?

Auf dem Weg zum Social Business: Gibt es ein Leben nach der E-Mail?

Communote Fakten Zahlen NutzenGinge es nach den vielen Abgesängen, die bisher auf die E-Mail angestimmt wurden, müsste in unseren Postfächern gähnende Leere herrschen. Die Realität sieht jedoch etwas anders aus: 98 % nutzen die E-Mail als Kommunikations-Werkzeug im Job. Und zwar jeden Tag. Damit nimmt die digitale Post eine klare Spitzenposition ein weit vor modernen Tools wie Instant Messengern, Social Networks und Wikis (siehe interaktive Grafik). Prognostiziert wird gar ein Anstieg des weltweiten E-Mail-Verkehrs: Von heute 197 Milliarden Mails pro Tag werde die Zahl auf über 227 Milliarden Mails im Jahr 2018 ansteigen (Schätzung der Radicati Group 2014).

Gleichzeitig wächst die Popularität moderner Kommunikationssysteme, langsam aber stetig. So nehmen gerade große Unternehmen beim Thema Social Business eine Vorreiter-Rolle ein: 57 % der Unternehmen mit mehr als 50.000 Mitarbeitern haben entsprechende Software bereits integriert oder planen eine Einführung (Studie „Vernetzte Organisation 2013“, S. 12).

Produktive Meetings, Kostenersparnis und einfache Zusammenarbeit

Doch lohnt es sich tatsächlich, auf moderne Kooperationssysteme zu setzen, anstatt weiter auf die altbewährte E-Mail zu vertrauen? Was sagen die Nutzer? Besonders funktioniere die Zusammenarbeit und Koordination von Projekten damit einfacher, sagen vier von fünf Befragten. Ein weiterer Vorteil gegenüber der oft als Zeitfresser betitelten E-Mail: Mit modernen Tools lässt es sich effizienter arbeiten. Jeder zweite Befragte bestätigt Zeiteinsparungen; ein Drittel gibt an, auch Kosten reduzieren zu können. Von einer Steigerung der Produktivität von Meetings spricht jeder Dritte; bei großen Organisationen sagen dies sogar 52 % (siehe Grafik).

55:45 statt 90:10 – Die angepasste Nielsen-Regel

Lediglich ein Prozent der Nutzer erstellen 90 Prozent des gesamten Inhalts, der in Online-Communities zu finden ist. Die Mehrheit hingegen konsumiert bloß Informationen, ohne aktiv daran mitzuwirken. So formulierte Jakob Nielsen im Jahr 2006 die nach ihm benannte Regel, deren Grundannahme vielfach empirisch belegt ist.

Einen empirischen Gegenbeweis zur Nielsen-Regel liefern die Daten zur firmeninternen Nutzung der Social Business Software Communote, welche seit sieben Jahren bei der Communardo Software GmbH eingesetzt wird: Dank der festen Einbindung von Communote in alle Arbeitsprozesse sind es hier über 45 Prozent der Nutzer, die 90 Prozent des Inhalts produzieren (siehe Grafik). Das zahlt sich aus: Eine breite Partizipation ermöglicht flüssige Arbeitsprozesse, bei denen nicht nur vertikal vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter sondern auch horizontal kommunziert wird vernetzt über die Grenzen von Projekten, Abteilungen und Bereichen hinaus.

Dass die Einbindung von Social Business Software ein stetiger und langfristiger Prozess ist, beweist der Blick auf eine weitere Statistik: Vom Jahr der Einführung 2007 bis heute vervielfachte sich die Zahl der durchschnittlichen Beiträge pro Nutzer (siehe Grafik unten). Im Mittel veröffentlicht ein Communote-Nutzer aktuell vier bis fünf Beiträge pro Tag, Tendenz leicht steigend.

Die Zukunft bleibt unüberschaubar

Eine große Herausforderung besteht darin, die eingesetzten Tools bestmöglich miteinander zu verknüpfen, ohne den Überblick zu verlieren. Durch ein rasant wachsendes Angebot wird der Markt schnell unübersichtlich. Die Lösung: Werkzeuge, die gleich mehrere Bedürfnisse erfüllen und flexibel einsetzbar sind. Communote ermöglicht es, unkompliziert mit Kollegen und Partnern zu kommunizieren; Ideen und Notizen werden schnell festgehalten und ausgetauscht. Da Communote geräte- und ortsunabhängig funktioniert, ist es egal, ob ein Mitarbeiter im Büro nebenan oder auf in New York in der U-Bahn sitzt.

Auch die Verknüpfung von Communote mit weiteren Social-Business-Systemen wie Atlassian Confluence ist möglich. Eine Integration in Microsoft Sharepoint 2013 lässt sich in der kommenden Communote-Version realisieren. Und was ist mit den E-Mail-Enthusiasten? Die können sich auf Wunsch alle Neuigkeiten von Communote in ihr Postfach schicken lassen.

Statt eines plötzlichen Paradigmenwechsels erleben wir einen allmählichen Wandel, bei dem die Richtung deutlich wird: Auch in Zukunft gibt es nicht bloß das eine Tool, welches in der Kommunikation im Unternehmen zum Einsatz kommt. Denn eines steht fest: Die E-Mail bleibt uns auf absehbare Zeit erhalten. Gleichzeitig wird die Bedeutung von Wikis, Social Networks, Dokumenten-Management-Systeme und andere Werkzeuge in der Arbeitswelt von morgen zunehmen darin ist sich die Mehrheit der Befragten einig (siehe Grafik oben).

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