Wie verändert sich die Projektkommunikation durch Microblogging?

Wie verändert sich die Projektkommunikation durch Microblogging?

communote_karteMicroblogging stellt eine völlig neue Form der Kommunikation dar. Die Auswirkungen von Microblogging sind deshalb immer häufiger Gegenstand intensiver Diskussionen. Justin Franks vermutet in Anspielung auf Harvard-Professor Hansen, dass Microblogging die „Suchbarriere“ in Organisationen senkt, während Stefan Hauptmann das Phänomen mit dem soziologischen Konzept der „unwahrscheinlichen Kommunikation“ in Verbindung bringt.

In diesem Artikel schildern wir unsere Erfahrungen, wie Microblogging die Projektkommunikation verändert.

Digitalisierung von Mikroinformationen

Die Mehrzahl der während der Arbeit ausgetauschten Informationen sind kurze „Mikroinformationen“, z.B. Fragen, Antworten, Ideen, Probleme, Statusmeldungen und Kurzdokumentationen von Entscheidungen. Diese werden bisher als Papiernotiz, rudimentäre E-Mails mit großem Verteiler oder per Instant Message übertragen und gehen dadurch für eine spätere Nutzung verloren. Communote ist dafür viel besser geeignet. Mikroinformationen können dort leicht und schnell eingestellt werden und sind sofort für den richtigen Empfängerkreis erreichbar. Das ermöglicht es, auf dem laufenden Stand zu bleiben oder auch den Verlauf eines Vorhabens im Nachhinein zu recherchieren.

Verschiebung der genutzten Tools

Durch Microblogging verändert sich das Nutzungsverhalten vorhandener Kommunikationswerkzeuge wie Email, Blogs und Wikis. E-Mails werden entsprechend dem handschriftlichen Brief wieder stärker für die direkte, persönliche Kommunikation genutzt und damit entlastet. Wikis haben ihrer Stärken bei gut strukturierten Hypertextdokumenten mit durchdachtem Inhalt, also z.B. Konzepte, Dokumentationen oder aufbereitete Wissensbestände und werden für diese Aufgaben auch weiterhin in unseren Projekten genutzt. Klassische Blogs sind dahingehend der Platz für persönliche durchdachte und wohlformulierte Argumentationen oder Erfahrungsberichte.

Informiertheit

Unsere Kunden berichten uns regelmäßig, dass die massiv gesteigerte Informiertheit ihrer Anwender einer der großen Vorteile von Communote ist. Teammitglieder sind deutlich besser über den laufenden Arbeitsstand informiert, insbesondere auch über den Stand in anderen Teilprojekten oder Arbeitspaketen. Dieser Effekt wird dadurch erreicht, dass alle Beteiligten ihren aktuellen Arbeitsstand, Probleme oder Vorschläge im Projektblog aufschreiben, statt diese Informationen per Mail an den Projektleiter oder gar den Teamverteiler zu senden.

Effizientere Meetings und schnellere Reaktion

Der Zeitaufwand für Projektstatusmeetings nimmt durch Communote ab. Darüber hinaus sinkt nicht nur der Zeitaufwand, sondern auch die generelle Notwendigkeit für zeitraubende Team-Sitzungen. Der eigentliche Sinn einer Besprechung liegt in der gemeinsamen Diskussion und Findung von wichtigen Entscheidungen. Viel zu oft nimmt allerdings das gegenseitige Auf-den-aktuellen-Stand-bringen den Großteil der Meeting-Zeit ein. Diese Funktion übernimmt Communote und sorgt so dafür, dass Meetings deutlich effizienter gestaltet werden können. Die erhöhte Informiertheit der Team-Mitglieder hat den weiteren Effekt, dass sie auf neue Entwicklungen viel früher reagieren können, als dies bisher der Fall ist.

Entlastung des Projektmanagers

Communote entlastet den Projektmanager in seiner Funktion als Kommunikationsvermittler, da Abstimmungen unaufgefordert direkt zwischen den Teammitgliedern stattfinden können. Des Weiteren entfallen Routineaufgaben wie das Anfordern und Abgleichen von Statusberichten. Mit Communote ist der aktuelle Stand des Projekts auf einen Blick erfassbar.

Knowledge Sharing

Für Projekte deren Nachrichtenstrom in der Firma öffentlich sichtbar ist können wir einen weiteren Effekt beobachten: Dadurch dass Kollegen aus anderen Projekten oder auch Führungskräfte auch die Nachrichten aus anderen Teams überfliegen, kommt es immer wieder zu positiven Seiteneffekten. Wir beobachten, dass häufig Tipps und Hinweise Hilfe von unerwarteter Seite kommen und Probleme schneller gelöst werden können. Die klassische „Top-Down-Kommunikation“ wird zunehmend durch eine „Netzwerk-Kommunikation“ ersetzt, in die Management und Mitarbeiter gleichermaßen eingebunden sind.

Unsere Reihe zu Einsatzmöglichkeiten von Communote in Unternehmen wir demnächst fortgesetzt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback.

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Comments (2)

  • Stefan Hauptmann

    In Bezug auf Wissensteilung wird es bestimmt interessante Erfahrungen geben, wie man mit dem Abonnieren von Microblogs in jedem spezifischen Fall umgehen sollte. Abonniert man zu viele, droht man, im Wust von Informationen unterzugehen. Wird zu wenig abonniert, dann besteht die Gefahr, dass die hilfreiche Funktion der Serendipidity (d.h. unerwarteten aber erfreulichen Ergebnisse) zu kurz kommt, dass eben die „positiven Seiteneffekte“ nicht hinreichend auftreten. Man müsste sich mal anschauen, ob es aus den Erfahrungen heraus interessante Muster gibt, die man als Best Practices nutzen kann.
    Gruß
    SH

    5. Juni 2009 at 17:41
  • Dirk Röhrborn

    Ich denke, dass man diese Frage nicht verallgemeinert beantworten kann. Vielmehr hängt die Intensität der Nutzung (schreibend wie lesend) natürlich sehr von der jeweiligen Tätigkeit des Mitarbeiters ab. Ich habe für mich die Erfahrung gemacht, dass es gilt die richtige Mischung an Objekten zu verfolgen, insb.
    – Themen (also z.B. bestimmte Projektblogs)
    – Tags (also z.B. „Idee“ oder „Innovation“)
    – Personen
    Im Unternehmen spielen eben neben dem Verfolgen von Personen (wie bei Twitter) insbesondere auch das Verfolgen von Themen eine große Rolle, die mit der eigenen Aufgabe zu tun haben.

    Und gelegentlich sollte man auch mal in den allgemeinen Nachrichtenstrom schauen, um Dinge zu finden, die gerade aktuell sind und Ideen für die eigene Arbeit beinhalten.

    5. Juni 2009 at 17:53

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